ASH370804_Eiriya_Merahok1

עירייה מרחוק המדריך למנהל מחוברים יחד גם מרחוק

מומלץ לסובב את המסך בנייד

2020 אוקטובר

דבר מנכ"ל העירייה

החיים לצד הקורונה גרמו לשינוי דרמטי ביחס לעבודה מהבית בעולם התעסוקה בכלל ובמגזר הציבורי בפרט. מצורת עבודה שכמעט איננה קיימת הפכה עבודה מהבית למציאות רווחת, זאת נוכח המציאות ובהתאם לתקנות לשעת חירום. במציאות חדשה ובלתי מוכרת זו, נאלצנו לנתק חלק מהעבודה מההקשר הפיזי המסורתי. פעילות זו הציבה בפני הרשות העירונית לא מעט אתגרים, שהתמקדו בעיקר בהבטחתהרציפותהתפקודיתהעירונית, והצורך להסתגל למצב בו העובד אינו מצוי פיזית במקום העבודה ומרוחק ממנהלו הישיר. תוך התמודדות מורכבת עם חוסר ודאות בריאותית וכלכלית ליום המחר, אתגרים שנלמדו ונלמדים תוך כדי תנועה. הכניסה לטריטוריה לא מוכרת, מבחינה ניהולית ותפקודית חייבה אותנו להתמודד עם אתגרים חדשים והגדול שבהם - "עירייה מהבית". אנו עדיין בעיצומה של תקופה לא

רגילה זו, שבה נמשיך לחוות אתגרים רבים ונידרש להקפיד על קשר אנושי יותר מאשר מיקוד בתפוקות העבודה, תוך יצירת תחושת חיבור, לכידות ארגונית ומשמעות לעובד, כחלק מתוכנית החוסן הארגוני. בנוסף, נדרש להציב גבולות ולמנוע הליך של שחיקה בעבודה. וכשסביבת העבודה הופכת לבית, המשימה הזו הופכת למורכבת שבעתיים, ואנו נידרש לטפל בתחושת הבדידות ולהגביר הלכידות הקבוצתית. זו ההזדמנות לברך את יוסי בן סימון ואת סיון אפריאט- בוחבוט על קצב ואיכות יישום הטרנספורמציה הדיגיטלית ותוצריה הרבים. תודה אישית לגב' מירב שרת, ראש מינהל משאבי אנוש, שבתנאים קשים ביותר השכילה, נערכה והתאימה את מערך משאבי האנוש שלנו לשגרה חדשה בצל הקורונה, וכן לגב' אור ללוש, גב' רויטל כהן, גב' אוריאן לוי והגב' אדווה קרוגלן - אשר מסייעות על ידה. בברכה, אילן בן-עדי מנכ"ל העירייה

2

דברי פתיחה

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

הקורונה, המגיפה העולמית ששינתה במהירות את חיינו ואת הדרך שבה אנחנו עובדים, הציבה את הארגון מול דילמות חדשות וכבדות משקל. הצד המובן מאליו של ההתמודדות עם הנגיף הוא הצד הטכני והטכנולוגי של עבודה מרחוק. אולם ניהול המשאב האנושי של ארגון, כשהעובדים נמצאים בבית, בבידוד או לצד אנשים חולים, עם המשפחה או לבד, בסיטואציות פרטיות וסבוכות מעלה דילמות וסוגיות ניהוליות לא פשוטות. איך מבצעים מעבר חד שכזה ומשנים במהירות הבזק את שגרת יומנו ומנהלים סדר יום, פגישות וידאו ופרויקטים, כשהעובדים נמצאים בבית. השאלה המרכזית עימה התמודדנו הייתה איך מפרידים בין הבית לעבודה ומנהלים את התקשורת ברגישות מבלי לחדור לפרטיות העובדים, להעניק אמון ולשמור על סביבת עבודה נעימה כשהעובד אינו מצוי במשרד, ואיך משמרים עובדים פרודוקטיביים המחוברים לארגון ולמשימה באמצעות עבודה מרחוק ומקיימים תקשורת בלתי

פורמלית תוך עמידה ביעדים, במשימות ובמטלות שוטפות בשגרה ולצד חירום. בעוד שהמגזר הציבורי מתאים עצמו לפרטי התאימו עצמן הרשויות המקומיות בתחילת המשבר לעולם העבודה מרחוק. בהנחיית מנכ"ל העירייה החלה הרשות להפשיל שרוולים ולהטמיע את מדיניות ופעילות העבודה מרחוק. באמצעות אסטרטגיית עבודה מרחוק בזמן חירום יצרנו פיילוט, אשר במהלכו בוצע סקר מקיף. הוסקו מסקנותיו הופקו לקחיו, ובעקבותיהם גובשה מדיניות הפעלת עבודה מרחוק התואמת צרכי רשות. ברצוני לשתף אתכם כי ממצאי סקר עבודה מרחוק שפכו אור בתקופה כה מעורפלת והוצגה שביעות רצון נרחבת מפעילות העבודה מהבית. דווח, הן מצד המנהלים והן מצד העובדים, כי נמדדו תפוקות העבודה בהתאם לתוכנית מנהלים שהוגדרה וכי ההתנסות המסיבית בתקופת הפיילוט היוותה שבירת פרדיגמה ועוררה בחינה רצינית ליצירת עידן תעסוקתי חדש ושונה.

3

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

התנסותם של רבים מהעובדים במהלך פיילוט עבודה מהבית לתקופה ממושכת הייתה מוצלחת מאוד. לצד חוזקות אלה, אנו עדיין שוקדים על שיפור הטרנספורמציה הדיגיטלית, על פערים טכנולוגיים, קושי בהתחברות מרחוק ושיפור מדידת ביצועי העובדים לעבודה מרחוק. אני סמוכה ובטוחה כי מנהלי ועובדי עיריית אשדוד ימשיכו לפעול ללא לאות במסירות, ביעילות, במקצועיות, במחויבות ובאחריות ארגונית ללא פשרות במסגרת עבודה עצמאית, המרוחקת מסביבת העבודה המוכרת והשגרתית, תוך מתן אמון מלא של המנהלים בעובדים לרצף תפקודי יעיל,מקצועי ומיטבי במסגרת עבודה מהבית. כולי תקווה שגם בהצגת תוצרי עבודה מרחוק עיריית אשדוד תהווה מודל הן בסקטור הציבורי והן עבור רשויות מקבילות.

מינהל משאבי אנוש ימשיך לשקוד על תוצרי השירות הפנים האירגוני, יפעל לשיפור מתמיד, יעניק כלי עבודה וחוויית שירות מצוינת למנהליו ולעובדיו כאחד, המותאמת למציאות החדשה ולשגרת החירום - קורונה. חוברת דיגיטלית זו שנערכה במיוחד לשירות המנהלים תסייע בניהול עובדים בעת מעבר לעבודה מהבית ובשמירה על הרציפות התפקודית. בתקווה לחזרה מהירה לשגרה המוכרת והרגילה.

מירב שרת, ראש מינהל משאבי אנוש

4

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

רקע מציאות הקורונה הביאה לפתחנו אתגרים חדשים והזדמנויות חדשות, התפשטותו והשפעתו של הווירוס הובילה ארגונים רבים להעביר חלק נכבד מהפעילות לעבודה מהבית. גם המגזר הציבורי נדרש למעבר להעסקת עובדים מרחוק. משבר הקורונה מגיע לצד מגמות ושינויים כלל עולמיים המתרחשים בשנים האחרונות בשוק העבודה: מעבר לחשיבה גמישה וחדשנית - עולם העבודה העתידי מחייב אותנו לפתח מודלים חדשניים ולהתמודד עם צורות עבודה חדשות. ארגון מחדש של תהליכי העבודה - הצלחת הארגון תלויה ביכולתו לארגן מחדש את כוח העבודה ואופן ניהולו, תוך מינוף הכלים והיכולות הטכנולוגיות, נוכח מציאות המשתנה במהירות.

הקורונה, הינה גורם מאיץ, המעמיד במבחן את יכולות הארגונים להסתגל לשינויים וליישם חשיבה גמישה תוך פיתוח וניהול כלים טכנולוגים. המגבלות שהוטלו לצורך שמירה על בריאות הציבור תובעות מהארגונים לשמור ולפתח את ההון האנושי שלהם תוך מעבר לעבודה מרחוק. עבודה מרחוק מזמנת אתגרים חדשים לארגון, לעובדים ולמנהלים. כיצד מנהלים עובדים הנמצאים בסטטוסים שונים? איך מנהלים משימות? איך מוודאים שהעובדים שומרים על מוטיבציה ואפקטיביות?

החוברת שלפניכם מציעה כלים וטיפים לעבודה מרחוק ולניהול מרחוק

5

רקע

סקר עבודה מהבית - עיריית אשדוד

הזדמנויות ממשבר הקורונה מנוע צמיחה והזדמנות לשינויים בתהליכי העבודה בארגון פיתוח והטמעה של טכנולוגיות רלוונטיות שינוי גישה - מעבר למדידת תוצרים ולא שעות עבודה הלמידה שתעשה בעקבות המשבר תלווה אותנו גם ביום שאחרי

1 2 3 4

מנהלים

84% 59% עובדים

מרוצים מהעבודה מרחוק

65%

מהמנהלים העידו כי עבודתם נעשתה מאתגרת יותר בעקבות ניהול העובדים מרחוק

6

רקע

סקר עבודה מהבית - עיריית אשדוד

אתגרים לעובד תקשורת מול מחלקות אחרות בעירייה ועם עמיתים ניהול זמן בצורה אפקטיבית הסחות דעת מצד בני המשפחה החומרים המקצועיים נמצאים במשרד

אתגרים למנהל חוסר ניסיון בניהול עובדים מרחוק 9 ' מענה בעמ תכנון וניהול שגרת העבודה וערוצי התקשורת 11 ' מענה בעמ קשר אישי עם העובד 15 ' מענה בעמ קושי בהגדרת משימות לעובד, פיקוח ובקרה על התפוקות 16 ' מענה בעמ קשיים טכניים: כלל המדריכים הרלוונטים מצורפים בנספחים

חוברת זו נועדה לתת מענה לאתגרים שהוצפו על ידכם, זאת על מנת לייצר מסגרת ארגונית תומכת שתעזור לכם המנהלים בארגון להתמודד בצורה מיטבית עם האתגר החדש של ניהול עובדים מחוץ למשרדי העירייה

7

רקע

4 סדר פעולות למנהל יש לשלוח מייל לראש המינהל לבקש אישור לעבודה מרחוק עבור העובד. פרטים חשובים במייל - שם העובד, תעודת זהות, תקופת העבודה מרחוק המבוקשת והסיבה. העברת המייל לאישור ראש מינהל משאבי אנוש על ידי ראש המינהל שלך. אני מעוניין שעובד שלי יעבוד מרחוק או ימיר בידוד לעבודה מרחוק. מה עליי לעשות?

1 2 3

יש לוודא כי: העובד העביר נספח א'- טופס הצהרה על עבודה מהבית למשאבי אנוש. העובד קרא את נוהל עבודה מרחוק. העובד עבר הדרכה לעבודה מרחוק. בקרה וניהול יום-יומי של העבודה מרחוק - בהתאם למפורט בחוברת זו.

5

לאחר אישורה של ראש מינהל משאבי אנוש, הבקשה תעבור לטיפול במינהל משאבי אנוש - פתיחת דיווח נוכחות טלפונית.

8

סדר פעולות למנהל

ניהול עובדים ממרחק הכנות לקראת מעבר לניהול עובדים מהבית לפני היציאה לדרך שאלו את עצמכם: היערכות מראש לניהול עובדים מרחוק:

לעובדי המחלקה: whatsapp פתח קבוצת 23 ' הרחבה בעמ קבע שיחת וידאו עם העובדים בשעה קבועה 20 ' הרחבה בעמ בכל יום: קיים פגישה אישית עם כל עובד פעם בשבוע: 23 ' הרחבה בעמ שריין ביומן פגישות לאירועים מיוחדים (הרמת כוסית וירטואלית לפסח) ודא כי חברי הצוות מכירים את הכלים הדיגיטליים )ZOOM( העומדים לרשותם בצע תיאום ציפיות מול העובד בנוגע לעבודה מרחוק (צמצום אי ודאות, פתרונות לחששות)

מה הציפיות של הארגון ושלי המנהל כשהעבודה מתנהלת מרחוק? אילו תוצרים אני מצפה לקבל? מה העובדים שלי מצפים ממני ומהארגון? מהן הנורמות לדרכי תקשורת? באילו פלטפורמות טכנולוגיות נשתמש? איך נשמור על היעילות ועל תחושת ה"ביחד"?

9

ניהול עובדים ממרחק

מה מאפיין מחלקות שעובדות מרחוק והן בעלות ביצועים גבוהים? הגדרות ברורות ותיאום ציפיות ברור רמה גבוהה של אמון ואותנטיות תקשורת טובה ומשמעותית בהירות לגבי תהליכי העבודה והמשימות גישה חיובית

10

ניהול עובדים ממרחק

תכנון וניהול שגרת עבודה שגרת העבודה המוכרת משתנה, על מנת לשמור על אפקטיביות יום העבודה יש לייצר שגרה עבור יום עבודה מרחוק. שגרת העבודה - לא שגרתית

צרו שגרת יום עבודה מרחוק קבועה עבור עובדיכם. לדוגמה: כל יום בשעה קבועה פגישת בוקר, יום קבוע בשבוע פגישת צוות, כל סוף יום עדכון העשייה היומית של העובד. הקפידו על תדירות מפגשים המותאמת לכם המנהלים. הגדירו נורמות עבודה חדשות המותאמות לתקופה זו. עדכנו את העובדים ביחס לזמינותכם ברמה היומית והשבועית.

הנחו את עובדיכם לבצע את פעולות הבוקר שהם רגילים לבצע עם יציאתם למשרד - להתלבש, להתאפר, לשתות קפה. הנחו את עובדיכם להגדיר פינת עבודה נעימה, נוחה ומבודדת ככל הניתן מרעשי רקע והסחות דעת. וודאו כי יש ברשות העובד את כל הציוד הנדרש לעבודה אפקטיבית מרחוק - מחשב, חיבור , מצלמה, אוזניות. בצעו בקרה תקופתית WIFI- ל שלא חסר לעובד דבר ואין לו מחסומים טכנולוגים.

11

תכנון וניהול שגרת עבודה

שילוב בית-עבודה עבודה מרחוק יוצרת טשטוש גבולות בין הבית למשרד, דבר שמקשה על העובד ועשוי להגביר שחיקה כיצד ניתן לסייע לעובד? חשוב לגלות אמפתיה כלפי העובדים - לפתוח פגישות בשיח אישי, לשאול את העובד לשלומו ולנסות להבין כיצד הוא מתמודד עם העבודה מהבית. סייעו לעובדים הזקוקים לכך לבנות לו"ז עבודה ותנו להם כלים לניהול זמן אפקטיבי.

הקפידו על תיאום ציפיות ברור על מנת לחזק את הוודאות אצל העובד בנוגע למצופה ממנו. הגדירו משימות ברורות - משימות ותוכנית עבודה מסודרת מסייעת לעובד לנהל את הזמן שלו נכון, להרגיש בשליטה ומאפשרת לו להתמקד. בקשו מהעובדים לעדכן אם אינם עובדים בשעות העבודה הרגילות - כך תוכלו להשתדל לפנות אליהם בשעות העבודה ולכבד את זמני ההפסקות שלהם.

12

תכנון וניהול שגרת עבודה

ערוצי תקשורת קושי בתיאום וסנכרון לאור שינוי בתצורת העבודה נדרשת תשומת לב לרמת התיאום והסנכרון בין העובדים. חלק מהעובדים עובדים מרחוק, חלק מהמשרד או מהשטח ונדרש ממך כמנהל לסנכרן ולתאם בין כולם. מומלץ לקיים ישיבה מחלקתית בזום עם כלל העובדים במחלקה אחת לשבוע. שינוי מהותי בערוצי התקשורת המסורתיים הגדירו ערוצי תקשורת לפי סוג משימה או רמת דחיפות. הגדרות אלו יאפשרו לעובדים להבין מה מצופה מהם ולהיערך בהתאם. לדוגמה: תקשורת דחופה ומידית - קבוצת עבודה בווטסאפ: .23 עמוד לטיפים לניהול קבוצת ווטסאפ ראו תקשורת מעמיקה - שיחת וידיאו/ טלפון ZOOM - תקשורת קבוצתית מידע וקשר שוטף - מייל

בבחירת הטכנולוגיה המתאימה יש לשים לב לצרכים, יכולות ומגבלות של משאבים ויכולות שימוש של עובדי המחלקה. הגדירו מתי, איך ועל מה אתם רוצים לקבל עדכונים מהעובדים. בעבודה מרחוק, יש לפצות על היעדר תקשורת בלתי מילולית (הבעות פנים, אינטואיציה ושפת גוף) תנו עדיפות לפגישות און ליין עם וידאו. השתמשו בפלטפורמות דיגיטליות כתחליף ל"שיחות מסדרון". שתפו בדילמות, אתגרים והצלחות. שמרו על הווי גם באופן וידאו (שיתוף תמונות, הרמת כוסית בזום, ברכות ימי הולדת) .29 ' המלצות נוספות בעמ הקדישו זמן לשיח אישי - כיצד העובד מרגיש ומתמודד עם המצב החדש.

13

תכנון וניהול שגרת עבודה

הידעת? חוקרים שחקרו תקשורת בין אישית גילו ש-

70% 7%

מהתקשורת הבין אישית מתבצעת באמצעות מילים

מהתקשורת הבין אישית מתבצעת באמצעות שפת גוף

14

תכנון וניהול שגרת עבודה

קשר אישי עם העובד קשר אישי בין חברי המחלקה – חיזוק הקשרים בין העמיתים במחלקה, מתן מקום לפתיחות ושיתוף בערוצי התקשורת השונים. חשוב לשמור על ציר פתוח עבור חברי המחלקה לשתף בכנות איך הם מתמודדים עם אתגרי העבודה מהבית. יצירת תחושת אמון, מחויבות ואחריות משותפת

העצימו עשייה חיובית בצורה פומבית - ספרו על משהו מוצלח שאחד העובדים עשה בווטסאפ המחלקתי, שתפו מסמך יפה שעובד הכין וכו׳. שיחות אישיות בתקופת חירום שבה אין מפגש פנים אל פנים עם כלל עובדי המחלקה, חשוב יותר מתמיד לקיים שיחות אישיות עם העובד. שיחות אלו שומרות על חיבור העובד לארגון, מחזקות את האמון והמחויבות ונותנות מענה דיפרנציאלי לכל עובד המתמודד עם קשיים אחרים בעקבות המצב. 22 מה צריך להיות בפגישה כזו? עמוד

רגישות לפרט והימנעות ממשברים הימנעות מהצפה במידע ואינפורמציה - מתן הנחיות ברורות ומיקוד ברור- מה הדבר המרכזי להתמקד בו? מה הציפיות בכל יום. להיות עם יד על הדופק ולנטר פערים בציפיות ובביצועים – ציפיות המנהל מהצוותים וציפיות העובדים מהמנהל.

15

קשר אישי עם העובד

מעבר לניהול על פי תפוקות ולא על פי שעות עבודה משנים גישה: עובדים לפי משימות הניתנות למדידה ולא על פי שעות עבודה

1

2

סוגי תפקידים בעירייה

עובדים שנדרש להגדיר עבורם תפוקות באופן פרטני לדוגמה: עובדי לשכה, מנהלים וכו'.

עובדים שעבודתם ניתנת לכימות לדוגמה: מספר פניות שטופלו, מספר פרוטוקולים שנכתבו וכו'.

כמנהל עליך לשאול

זכרו, אנחנו נמצאים בתקופת לחץ והרבה אי ודאות (ברמת המדינה, הארגון וברמת הפרט). הקפידו לנהוג ברגישות, לזהות מצוקות, לתת אמון, לחנוך והימנעו מלהפעיל לחצים מיותרים.

מה התפוקה המחלקתית והאישית שיש להשיג? כיצד אאבחן את ביצוע המשימות בהתאם ליעדים שנבחרו?

16

ניהול על פי תפוקות

שינוי גישת המדידה - הזדמנות ארגונית! השינוי מאפשר גמישות והורדת מתח - ביצוע המשימות יעשה במהלך היום בזמן גמיש ובהתאם לשיקול דעתם של העובדים, כל זמן שהם עומדים במשימות שהוקצו להם לאותו היום (עם עוגנים בלו"ז של פגישות צוות, וכדומה). 1:1 פגישות השינוי מייצר בהירות ומיקוד - בהירות לגבי משימות העבודה ועל מה מודדים אותי מאפשרת להיות ממוקד ולא "להתפזר". מעביר אחריות לעובדים - בתקופת אי ודאות, כל עובד צריך לגלות אחריות לצד החופש שמאפשרת העבודה מהבית.

סקר נציבות המדינה מראה כי עובדים אשר הוגדרו להם משימות ברורות ועבדו לפי תוכנית עבודה דיווחו על שביעות רצון גבוהה יותר ויעילות גבוהה יותר בעבודה מרחוק. הידעת?

17

ניהול על פי תפוקות

העובד לא עומד במשימות שהצבת לו - למה? המשימה שהוגדרה גדולה/ מורכבת מדי. חששות ועומס רגשי שגורמים לקושי להתרכז. הסחות דעת בגלל ילדים, משימות הקשורות בתחזוקת הבית, חוסר במסגרת עשוי להקשות על התמקדות בעבודה.

איך קובעים יעדים לעובד? מבחינים בין יעדים יומיים ליעדים שבועיים/ חודשיים. עובדים שעבודתם ניתנת לכימות - בודקים מה התוצרים של העובד ביום עבודה מהמשרד ויחד איתו מכמתים את היעדים לעבודה מרחוק. עובדים שנדרש להגדיר עבורם תפוקות באופן פרטני - יש לבנות רשימה של משימות שיכולות להתבצע מרחוק, מומלץ לקיים חשיבה משותפת עם העובד לגבי משימותיו היומיות בשיחת הבוקר.

18

ניהול על פי תפוקות

מה עושים? אינטראקציות אישיות אנשים שעובדים מהבית עשויים לחוש מנותקים ובודדים, מה שמוריד את הפרודוקטיביות והמעורבות. הקפידו לפנות זמן לאינטראקציה אישית ושאלו שאלות מתעניינות גם על הדברים שמעבר לעבודה (איך מסתדרים? אם זקוקים לסיוע? וכדומה). פתחו פגישות אישיות בעדכונים אישיים זה שומר על תחושת הביחד והשייכות. בנוסף, קבעו נורמות שאנשים צריכים להתקשר זה לזה באופן קבוע לפי הצורך ולא לחכות לפגישות מתוזמנות.

עודדו תקשורת בין חברי הצוות או FaceTime , באמצעים כמו שיחות טלפון כל מקום ש"מדברים" זה עם זה ויש בו אינטראקציה אישית. שיחות אישיות מאפשרות לחברי הצוות להיות יותר רגישים זה לזה ומאפשרות לאנשים לדון ברעיונות בצורה יעילה יותר. מעקב אחר הביצוע עדכון סטטוס המשימות על ידי העובד ברמה היומית יסייע למנהל לזהות קשיים והצלחות. עזרו לעובדים להרים דגלים אדומים בזמן.

19

ניהול על פי תפוקות

ניהול ישיבות מרחוק מהם האתגרים בפגישה וירטואלית?

איך מנהלים פגישות פרודוקטיביות? צרו מבנה מסודר לישיבות - טקסים והרגלים קבועים מעניקים לנו תחושת ביטחון. קבעו כללים ברורים לכל פגישה. קבעו מטרה ברורה לפגישה. שלחו חומרים לפני אם אפשר ונדרש. זמנו גורמים רלוונטיים בלבד - השתדלו לקיים פגישות ללא "שחקני ספסל" שכל מי שנוכח בפגישה אכן רלוונטי עבור הצלחתה. הקפידו על פגישות קצרות וענייניות - פגישה דקות. 20 אפקטיבית יכולה להימשך גם

קושי ביצירת קשר אישי וקשר עין. קושי "לקרוא" את המשתתפים. קושי בשמירה על משתתפים קשובים ושותפים לדיון.

20

ישיבות מרחוק

ישיבה מחלקתית

ישיבת בוקר טוב ניתן להחליט אם לקיים את הישיבה לכלל המחלקה או רק לעובדים מרחוק. מטרת הישיבה: לתאם ציפיות לקראת יום העבודה מהבית ולראות שיש ברשות העובד את כל האמצעים הדרושים ליום זה. עדכונים בסטטוס התקדמות במשימות של כל עובד (בדגש על עובד מרחוק ברצף) זמן לשאלות אישיות 10- פגישת הבוקר צריכה להיות קצרה (כ דקות) וממוקדת ולייצר מסגרת ברורה למהלך היום. מהלך הישיבה: סבב מה נשמע

מומלץ לקיים פגישה עם כלל עובדי המחלקה אחת לשבוע. מטרת הישיבה: סנכרון וגיבוש כלל עובדי המחלקה - אלו שעובדים מרחוק ואלו שעובדים מהמשרד. העברת מסרים ברורים: שיתוף במידע, שקיפות בנעשה במחלקה. וידוא כי המשימות מתבצעות בהתאם למתוכנן ובחינה של סדר העדיפויות וחלוקת המשימות בצוות. הנעה, הגברת שייכות, תחושת שליחות ומשמעות.

יצירת קרבה, מתן יחס אישי ואמפתי. התמודדות עם התנגדויות ומתן פתרונות. סיעור מוחות משותף. ניתן להגדיר מטרה למפגש ייעודי בנושא מסוים, ניתן להזמין את הצוות להעלות נושאים בעצמם. מומלץ לשלוח סיכום כתוב לכל מפגש – אפשר לבקש בכל פעם ממישהו אחר מהצוות לשלוח סיכום לצוות.

21

ישיבות מרחוק

פגישה אישית קבעו פגישות אישיות עם כל אחד מהעובדים לפחות אחת לשבוע, בפגישה זו בצעו מעבר על משימות ויעדים לתקופה זו, הנחו את העובדים איך לנהל את זמנם מרחוק, היו קשובים לעובדים בעלי מאפיינים ייחודיים - אוכלוסיות סיכון, , עובדים 0-12 בידוד, היריון, הורים לילדים בעלי אוריינות דיגיטלית נמוכה וכו'.

22

ישיבות מרחוק

ניהול קבוצת עבודה בווטסאפ יצירת קהילה עם כלל העובדים במחלקה

מה נדרש ממנהל הקבוצה? הגדרת מטרות הקבוצה. > אחריות לקיום מרחב הולם, מכבד ומקדם עבור > חברי הקבוצה. הגדרת גבולות הקבוצה ונהלים. > אחריות לניהול השיח בקבוצה - עדכון מנהל פעמיים > בשבוע על הנעשה בארגון (מחזק ביטחון ואמון), פרגון לחברי צוות בנושאים שונים, שליחת חומר מקצועי ומעורר השראה. זמינות ומקצועיות. > מעקב על בעיות/ אתגרים שעולים ומתן מענה הולם. >

למה? כי קהילה יוצרת תחושה של שותפות לדרך ורשת ביטחון במציאות החדשה, והחוזק של המנהל מתבסס על קבוצת עובדים מלוכדת ואיכותית. איך? פתיחת קבוצת עבודה בווטסאפ- מאפשרת למנהל קיום שיח זמין ומידי עם עובדיו ומאפשרת לעובדים לקיים שיח ביניהם ולחזק את הקשרים ואת תחושת השותפות. יתרונות של קבוצת ווטסאפ מחלקתית העברה מהירה של מסרים. > קבלת החלטות פשוטות באופן מהיר וממוקד > זמן השהייה לפני תגובה בשונה ממפגש פרונטלי > הגברת תחושת שייכות ויצירת שפה משותפת. > מקום לשיתוף והתייעצות. >

23

קבוצת ווטצאפ

על מנת לייצר יישור קו ארגוני לגבי אופי העבודה מרחוק, כל מנהל יעביר לעובדים הישירים שלו הדרכה על עבודה מרחוק. ההדרכה הינה הזדמנות עבורכם להעביר את ה"אני מאמין" שלכם בנושא זה, את הציפיות, את דרכי המדידה והבקרה שבחרתם. כמו כן, זו הזדמנות להעניק לעובדים מענה לחששות מתצורת העבודה הזו. הכנו עבורכם מצגת להדרכת העובדים. הדרכת עובדים - עבודה מרחוק

24

הדרכת עובדים

נספחים

ניהול משימות באאוטלוק

ניוד שיחות

חיבור מרחוק )VPN( למחשב

מדריך לשימוש בזום

נוהל עבודה מרחוק

25

עקרונות מנחים מעבר לתצורת העסקה גמישה של עובדים, מציבה בפני המנהל אתגרי ניהול חדשים. האחריות על פיקוח ובקרה על עבודתו של העובד היא באחריותו הבלעדית של המנהל הישיר. לפני היציאה לדרך: בצעו תיאום ציפיות עם העובד בנוגע לעבודה מהבית - צמצמו את החוסר הוודאות, מצאו יחד פתרונות לחששות שעולים. הגדירו יעדים לעבודה מהבית. הגדירו כיצד ומתי תרצו לקבל דיווח על התקדמות העובד בביצוע משימותיו. נוהל מחייב למנהל

פירוט תחומי אחריות ערוצי תקשורת: קבעו את דרכי ההתקשורת שלכם עם העובדים. מה מנהלים במייל, מה בווטסאפ, מה בפגישת זום ועוד. ביצוע שיחת בוקר עם העובדים בווידיאו: מה שלומם, תיאום ציפיות, חלוקת משימות ועדכונים, זמן לשאלות. ביצוע פגישה אישית עם כל עובד פעם בשבוע: מעבר על משימות ויעדים אישיים, מתן עזרה וטיפים לניהול זמן העובד מרחוק, מתן מענה דיפרנציאלי לעובדים בעלי מאפיינים ייחודיים הזקוקים לליווי צמוד. תפוקות ומשימות: באחריותכם להגדיר לעובד מהם משימותיו, על מה הוא נמדד ומה התפוקות שבהן הוא נדרש לעמוד.

26

נוהל מחייב למנהל

פורמט דיווח ניתן להשתמש בנספח ג' וניתן לבנות פורמט המותאם לצרכים שלכם, יש לאשר אותו מול ראש מינהל משאבי אנוש. הגשות: כל סוף שבוע על העובד להגיש את הדוח לחתימה שלכם, של ראש המינהל ובסוף הדוח מצורף לדיווח נוכחות החודשי של העובד.

באחריות העובד - בבקרת המנהל:

ברשות העובד יש את כל החומרה הנדרשת לעבודה מהבית: מחשב, זום + , מצלמה VPN אינטרנט, חיבור שליחת טופס הצהרה נספח א׳ למשאבי אנוש שליחת אישור קריאה "נוהל עבודה מהבית" למשאבי אנוש ביצע ניוד שיחות מהמשרד לנייד עבר הדרכת זום יודע לבצע דיווח נוכחות טלפוני

27

נוהל מחייב למנהל

טלפונים חשובים: >> בנושאי חומרה - מחשב, מצלמות יש לפנות במייל לאגף מחשוב >> בעיות תקשורת וחיבור-ניתוקים, קושי בהתחברות יש לפתוח קריאה בזמן אמת על כל תקלה. 08-8545092 >> מוקד המחשוב לעזרתכם בכל עניין בנושאים של משאבי אנוש - דיווח נוכחות טלפוני, יש לפנות >> דיווח משימות, אישור עבודה מרחוק adva@ashdod.muni.il במייל 08-9568181 >> דיווח נוכחות >> תמיכה בנושא זום, הדרכות 08-9238784 מחלקת הדרכה לכל בעיה או הצעה בנושא עבודה מרחוק יש לפנות 08-8545263 >> לרכזת עבודה מרחוק

דיווח נוכחות טלפוני: דיווח נוכחות בזמן עבודה מרחוק מתבצע באמצעות דיווח נוכחות טלפוני מהטלפון האישי של העובד. בכל כניסה או יציאה מהעבודה יש לחייג למספר: .08-9568181 "4" יתקבל מענה טלפוני אשר יבקש להקיש " ליציאה. 2" לכניסה עם הצהרת בריאות או לפי הנדרש. 2 או 4 יש להקיש המענה הטלפוני יבקש להקיש כעת את מספר העובד, יש להקיש תעודת זהות מלאה כולל ספרת בהתחלה ואז להקיש #, המענה 0 ביקורת וללא הטלפוני כעת יודיע שהדיווח נקלט בהצלחה.

28

טלפונים חשובים

משחקים בזום

סבב "מה נשמע": מה נשמע בא'- ב':

מה שלום העמית: המנחה אומר בקול מה הסדר לפי השעון שהוא רואה במסך שלו. כל עובד רושם לעצמו את מי שבא אחריו. בסבב מה נשמע כל אחד מספר מה שלום העובד השני. תמונה שווה אלף מילים: המנחה שולח בצא'ט קישור לאתר תמונות חינמי .https://www.freepik.com : לדוגמא כל אחד מהנוכחים צריך לחשוב על מילה שמסכמת עבורו את היום/ השבוע. המילה יכולה להיות מסקנה/ תובנה/ רגש/ מחשבה. המשתתף כותב את המילה בשורת החיפוש באתר ובוחר תמונה אותה הוא משתף לכולם ודרכה מסכם. משחק מתאים לישיבת סיכום שבוע/ סיכום יום/ ישיבה בנושא ספציפי אותו תרצו לסכם בצורה יצירתית.

בסבב "מה נשמע" כל משתתף מספר מה שלומו במשפט המתחיל באות הראשונה של השם שלו. לדוגמה: רן. המשפט: רצתי הבוקר לשים את הילדה בגן. היה לחוץ. מה נשמע במילה: כל משתתף כותב על דף מילה שמגדירה את מצב הרוח שלו ומרימים יחד את הדפים. מה נשמע עם סטופר: שניות - כל אחד 30 המנחה שם סטופר של משתף מה שלומו בזמן המוגבל.

29

משחקים בזום

לשבור את הקרח: הנוף שלי:

שולחים את המשתתפים לצלם מה הם רואים מהחלון. שולחים למנחה את התמונות בווטסאפ והוא משתף (מוריד אותם למחשב שלו דרך ווטסאפ ווב). המשתתפים מנסים לנחש למי שייך הנוף. אמת או שקר: מבקשים ממספר משתתפים לספר על עצמם שני סיפורים - אחד אמיתי ואחד שקר. הקבוצה צריכה לנחש איזה מהסיפורים אמת ואיזה שקר. ניתן להצביע על ידי האייקונים בזום: לייק - אמת, נפנוף - שקר.

30

משחקים בזום

בהצלחה