דוח המבקר 2017

התביעה בתחום חוקי העזר

דו"ח מבקר העירייה לשנת 2017

אחת לרבעון

" מוקפאים

" דוח

לדעת הביקורת, על מנהל המחלקה

להפיק

ולבדוק את הסיבות להקפאת הטיפול , על מנת למנוע מקרים בהם דוחות לא ישולמו במשך זמן רב.

לפחות

2.5 . החלטת התובעת נמצאו מקרים בהם החלטת התובעת ניתנה זמן רב לאחר מועד הערעור. התובעת מסרה לביקורת כי במסגרת הטיפול בבקשה לביטול, החזירה את הדוח ל ל מחלקה השלמת פרטים, והטיפול בדוח התעכב במחלקה. כי כאשר המחלקה מעבירה בקשות לביטול דוחות לטיפול , התובעת לא מתנהל רישום כלשהו במחלקה על מועד העברתן לתובעת. כמו כן, לא נרשם במשרד התובעת המועד שבו הוחזרו הבקשות למחלקה להשלמת פרטים, ולא נרשם במחלקה תאריך סיום הטיפול בבקשה. בהעדר רישום לא ניתן היה לדעת ה אם הבקשה התעכבה זמן ממושך במחלקה, קודם להעברת שוב לתובעת לאחר השלמת הפרטים. עוד נמסר לביקורת כי תהליך זה של העברת הבקשה בגין הביטול ממשרדי התובעת למשרדי המחלקה מתרחש לעיתים מספר פעמים, דבר שגורם לעיכובים ממושכים בטיפול בבקשה. בכל שלב של הטיפול בדוח , כך שניתן יהיה להפיק נתונים לגבי הדוחות שהטיפול בהם מתעכב ולטפל בסיבות שגרמו לעיכוב. עוד נמצא כי התובעת ביטלה 49 דוחות ישירות במערכת, כשהסיבה העיקרית היא "נפלה טעות עובדתית ברישום הק נס" ( 23 דוחות). בחלק מהמקרים, במקביל לביטול נרשם דוח אחר הכולל את הפרטים המתוקנים, אולם במספר מקרים לא נרשם דוח אחר ולא ניתן לדעת מה הי י תה הטעות העובדתית ברישום הדוח. את העילה ל ביטול הדוח, גם כאשר התובע ת מעדכנת בעצמה את הביטול במערכת וגם כאשר מדובר במקרים מועטים באופן יחסי. התברר ל ורת ביק הביקורת המליצה לתובעת ולמנהל המחלקה לנהל מעקב באמצעות המערכת על משך הזמן לדעת הביקורת, יש הכרח שהתובעת

העובר

תתעד

159