דוח מבקר העירייה לשנת 2024

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי | תשפ"ד - 2024

2.2 . הטיפול במשימות שנקבעו בדיון

בדיון בשולחן העגול נקבעות משימות שיש לבצע לקידום המכרז ולהשלמת הכנתו.

פרוטוקולים של דיוני השולחן ה עגול נכתבים ומופצים במערכת 7 QM 6 .

| התקשרויות באמצעות מכרזים |

הביקורת מצאה כי המשימות הנקבעות במהלך הדיון לא מועברות לאחראים לביצוען

באמצעות המערכת, אלא נרשמות כמלל חופשי בפרוטוקול הדיון. כמו כן, בחלק

מהמקרים לא נקבע מועד להשלמת המשימה. נמסר לביקורת כי מחלקת המכרזים

מבצעת מעקב ידני ושולחת תזכורות לגורמים הרלוונטיים באמצעות הדואר

האלקטרוני, אך לא מתבצע מעקב במערכת QM7 אחר השלמת ביצוע המשימות.

כתוצאה מכך תהליך כתיבת מסמכי המכרז עלול להתארך.

הביקורת ה מליצה לקבוע בפרוטוקול הדיון את משך הזמן עד להשלמת כל משימה,

וכן להטמיע את המשימות שנקבעות בדיון במערכת QM7 , כדי ליעל את המעקב אחר

ביצוען בזמן שנקבע.

3 . הכנת מסמכי המכרז

עריכת מסמכי המכרז דורשת עבודה יסודית, הלו קחת בחשבון את צרכי העירייה,

מאפייני השוק, יכולותיהם של המציעים, המגבלות החוקיות ו המנהליות הקיימות

ופרמטרים נוספים ביחס לתנאי ה התקשרות.

הביקורת מצאה מספר ליקויים בתהליך הכנת המכרז, שלדעת הביקורת משפיעים על

תוצאות המכרז:

3.1 . הצעה יחידה

תקנה 22 לתקנות המכרזים קובעת כי ו עדת המכרזים לא תמליץ בדרך כלל על הצעה

יחידה. הצעה יחידה במכרז הינה תוצאה לא רצויה המונעת את עיקר תכליתו של מכרז,

מצד אחד יצירת תחרות הוגנת בין המציעים ומצד שני מתן אפשרות לעירייה לבחור

את ההצעה האופטימלית עבורה.

6 מערכת

QM7 היא מערכת לניהול דיונים כתיבת פרוטוקולים, יצירת משימות ומעקב אחר ביצוען.

131