דוח מבקר העירייה לשנת 2024

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי | תשפ"ד - 2024

ערבות השתתפות נועדה לממש שתי מטרות עיקריות: האחת לאפשר לעירייה לגבות

פיצויים אם יחזור בו המציע מהצעתו שזכתה במכרז, והשנייה לשמש הוכחה לרצינותו

של המציע ול חוסנו הכלכלי.

| התקשרויות באמצעות מכרזים |

בבדיקת הביקורת נמצא כי הטיפול בערבות השתתפות במכרז נעשה על ידי מחלקת

מכרזים באופן ידני, בשונה מערבויות בנושאים אחרים בהן מטפל אגף התקציבים

באמצעות מערכת ממוחשבת.

הביקורת בדקה את תהליך הטיפול בערבויות במדגם של מכרזים, ולהלן ממצאי

הבדיקה:

8.1 . תוקף הערבות

במקרה שנדרשת ערבות השתתפות, מגיש ההצעה מצרף את הערבות למסמכי

ההצעה ומכניסם לתיבת ההצעות. לאחר שוועדת מכרזים פתחה את ההצעות, נבדקת

התאמת סכום הערבות ותוקף הערבות לדרישות הסף של המכרז. הערבויות מתויקות

בקלסר במחלקת מכרזים.

הביקורת בדקה את המעקב אחר תוקף הערבות ומצאה כי המעקב מבוצע באופן ידני.

במקרים בהם קיים צורך בהארכת הערבות, עובדת המחלקה שולחת לבנק בקשה

להארכת הערבות ומציינת זאת בקלסר בסמוך לערבות. ברב המקרים לא נמצאה

הודעה מטעם הבנק על הארכת הערבות . מסתבר כי לא נעשה מעקב במחלקת

מכרזים על כך ש הבנק האריך את תוקף הערבות.

חמור מכך, נמצאו מקרים שבהם נחתם חוזה עם המציע לאחר יותר מחודש מהמועד

שבו פג תוקף הערבות . ראה בעניין זה גם פרק 9 שלהלן.

הערבויות שהוארך תוקפן מתקבלות בעירייה אצל רכזת ערבויות באגף הגזברות

ומועברות לעובדת במחלקת מכרזים. נמצא כי מחלקת מכרזים לא צירפה את הודעת

הבנק על הארכת הערבות לערבות עצמה, וכי ערבויות שהוארכו לפני זמן רב (כחצי

שנה לפני מועד הביקורת) היו מרוכזות במקום נפרד מקלסר הערבויות.

הביקורת העירה למחלקת מכרזים על הפגמים בניהול הידני של המעקב אחר תוקף

הערבויות, ועל הצו רך לנהל את ערבויות ה השתתפות ב אמצעות המערכת הממוחשבת

145