דוח מבקר העירייה לשנת 2024

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי | תשפ"ד - 2024

 דרישה בסכום מעל - ₪ 10,000 על אגף הרכש להשלים תוך 16 ימי עבודה הכנת

הזמנה מאושרת תקציבית ושליחתה לספק.

 דרישה ממכרז קיים או דרישה לאחר ועדת רכש - התחייבות של אגף הרכש

להשלים תוך 3 ימי עבודה הכנת הזמנה מאושרת תקציבית ושליחתה לספק.

| רכש בהליך הצעות מחיר |

ב בדיקת הביקורת נמצא כי למרות שנקבעו מדדי זמן לטיפול בדרישות הרכש, לא היה

ניתן להפיק דוחות ניהוליים על זמני הטיפול ועל ה עמידה ב זמנים שנקבעו. בחינת

העמידה במדדי הזמן היתה אפשרית רק על ידי בדיקה פרטנית של כל דרישה ודרישה.

מאחר שלא היה ניתן להפיק דוחות ניהוליים, הביקורת בדקה באופן פרטני את זמני

הטיפול בדרישות רכש, בהשוואה ליעדים שנקבעו בנוהל הרכש. נבדק מדגם של 20

דרישות רכש, וב- 7 מהן נמצא פער משמעותי בין תאריך פתיחת הדרישה לתאריך

סגירתה. לדוגמא:

 דרישה לרכישת ערכת תאורה ניידת וגנרטור בסך ,₪ 69,147 הועברה לטיפול אגף

הרכש ב- 13/02/2023 . אגף הרכש השלים את הטיפול בדרישה רק ב- ,07/09/2023

כלומר לאחר כ- 7 חודשים , בעוד שהנוהל קובע כי על אגף הרכש לספק את

השירות תוך 16 ימי עבודה לכל היותר.

 דרישה לרכישת רי הוט מוסדי בסך ₪ 2,552 במסגרת מכרז קיים (משכ"ל),

הועברה לטיפול אגף הרכש ב- 20/07/2023 . אגף הרכש השלים את הטיפול

בדרישה ב- 03/08/2023 , כלומר לאחר 10 ימי עבודה, בעוד שהנוהל קובע כי על

אגף הרכש לספק את השירות תוך 3 ימי עבודה לכל היותר.

בתגובתו לדוח הביקורת מסר מנהל אגף הרכש כי במקרים אלה מקור העיכוב נבע

מכך שהמחלקות לא העבירו את מלוא המידע הנדרש לטיפול בדרישה. עוד הוסיף כי

האגף דאג להשלים את המידע החסר ונמנע מלהחזיר את הדרישות למחלקות

המזמינות, במטרה שלא לגרום לעיכובים נוספים בתהליך הרכש.

הביקורת המליצה למנהל אגף הרכש ל אפיין דוח שיוצגו בו זמני הטיפול בדרישות רכש,

במטרה לאתר את המקרים בהם זמני הטיפול ה תארכו מעבר ללוח הזמנים שנקבע

בנוהל ו במטרה להפיק מסקנות לשיפור. על אגף הרכש, בשיתוף עם אגף המחשוב,

לפעול מול בית התוכנה לפיתוח דוח מעקב על זמני הטיפול בדרישות רכש.

17