דוח מבקר העירייה לשנת 2024

דוח ביקורת בנושא רכש בהליך הצעות מחיר

בממוצע כ- 6 ספקים השתתפו בכל הליך 7 , אך רק כ- 2 ספקים בממוצע הגישו הצעה .

מתוך כ- 1,900 ספקים שרשומים בתוכנה, רק 477 ספקים הוזמנו להשתתף בהליכים

המקוונים.

הנתונים מצביעים על שיעור נמוך של הצעות המוגשות בהליכים מקוונים, ועל מספר

קטן של ספקים ש משתתפים בהם . הביקורת המליצה לבחון את הסיבות לכך ולנקוט

בצעדים מתאימים על מנת לעודד ספקים להשתתף בהליכים מקוונים ולהגיש הצעות .

בתגובתו לדוח הביקורת מסר מנהל הרכש כי האגף נוקט צעדים להגדלת מספר

ההצעות המתקבלות, בין היתר באמצעות פנייה טלפונית לספקים שטרם הגישו

הצעתם במסגרת ההליך, וכן באמצעות הארכת מועד ההגשה במקרים בהם מתקבלת

הצעה יחידה.

5.2.2 . תיעוד פעולות

סעיף 10.4 לנוהל קובע כי המערכת הממוכנת תתעד כל פעולה שבוצעה וכל מסר

אלקטרוני שנשלח אליה וממנה, לרבות מועדם וזהות מבצע הפעולה.

נמצא כי קיים תיעוד של כלל הפעולות שבוצעו ב מערכת לניהול הצעות המחיר. תיעוד

זה כלל את זמן פתיחת הבקשה על ידי כל מציע, זמן הגשת הבקשה על ידי כל מציע,

מועד פתיחת תיבת ההצעות על ידי המורשים ועוד .

עם זאת, נמצא כי אגף הרכש לא מתעד ב מערכת ניהול הצעות המחיר את זהות הספק

הזוכה בכל הליך.

מנהל אגף הרכש מסר כי המערכת ה משמשת את האגף כיום הינה רק לצורך ניהול

הליכי הצעות מחיר.

הביקורת המליצה להזין את המידע על הספק הזוכה במערכת המקוונת לאחר קבלת

ההחלטה הסופית של ועדת הרכש, על מנת לשמור על שלמות המידע במערכת.

7 יצוין כי דוח רשימת הליכים מקוונים כולל גם את הספקים שהסירו את מועמדותם מהשתתפות בהליך והם

נלקחו בחשבון בספירה.

24