דוח מבקר העירייה לשנת 2024

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי | תשפ"ד - 2024

עדכון רשימת המתנדבים בפק"ל החירום

4.1.1

פק"ל החירום של העירייה , מעודכן ליוני 2023 , כלל 10,977 מתנדבים. המחלקה מסרה

לביקורת כי רשימות אלה אינן מעודכנות (לדוגמא נמצאו כפילויות רבות). לבקשת

| המחלקה למשאבי קהילה והתנדבות |

, נותרו בה 3 696 מתנדבים 3 , לפי שלוש קבוצות :

הביקורת עודכנה הרשימה ו

א. טבלת מאגר מתנדבים של מחלקת ההתנדבות שכללה 544 מתנדבים.

ב. רשימת מתנדבים בפורטל הארגוני – כללה 1,807 מתנדבים.

ג. רשימת ארגוני מתנדבים פוטנציאליים – כללה 1,345 מתנדבים.

במהלך השגרה אחראים רכזי ההתנדבות לבצע "תיקוף" למתנדבים, כלומר להתקשר

למתנדבים המופיעים ברשימות המחלקה ולבדוק האם הם עדיין מעוניינים להתנדב

בשעת חירום, באיזה תחום או עיסוק הם מבקשים להתנדב, מהם התדירות ומשך

ההתנדבות הרצויים ועוד. כמו כן, על רכזי ההתנדבות לב צע אימות פרטים כגון שפה,

כתובת, מספרי טלפון, ניידות וכדומה.

הביקורת מציינת כי לא היה קיים במחלקה תיעוד על ביצוע הטלפונים לשמירת קשר

ולעדכון פרטים אישיים, מול המתנדבים שאינם משתתפים בפעילות שמקיימת

המחלקה ושאינם נמצאים עם רכזי המתנדבים בקשר שוטף.

מנהלת ה מחלקה מסרה כי רכזי המתנדבים מקיימים שיחת טלפון עם המתנדבים

הרשומים במאגר אחת לחצי שנה, ואם יש צורך בעדכון פרטים הדבר נעשה מיד

ברישומים עצמם, כך שאין צורך בתי עוד השיחה.

לדעת הביקורת, בכל מקרה ראוי לתעד את קיום שיחות העדכון לצורך פיקוח ובקרה.

תכנית להקצאת מ תנדבים בשעת חירום

4.1.2

משימות המתנדבים בחירום הוגדרו בחוברת " סדר פעולות" 4 , שמפורטים בה 8 תחומים

בהם נדרש סיוע מתנדבים ב שעת חירום, וכן צוין מספר המתנדבים המיועד לפעול בכל

תחום.

3 רשימות אלה כוללות גם מתנדבים בארגונים שונים מחוץ לעירייה. 4 "סדר פעול ות" הינו מסמך המפרט את מכלול הפעולות שיחידות העירייה נדרשות לבצע בשעת חירום.

81