דוח מבקר העירייה לשנת 2024
דוח ביקורת בנושא המחלקה למשאבי קהילה והתנדבות
נהלים
9 .
מטרת כתיבת הנהלים הינה תיעוד שיטות העבודה ודרכי ביצוע הפעילות, וכן יצירת
נורמות עבודה אחידות, המאפשרות הדרכה, אכיפה ופ יקוח, לרבות הגדרת אחריות
וסמכות, ויצירת שפה משותפת לכלל המנהלים והעובדים במחלקה וברשות.
נמצא כי לא היה קיים נוהל עירייה המרכז את כל נושא הפעלת המתנדבים בעירייה
בשיגרה ובחירום , ומסדיר את כל ההיבטים של הפעלת המתנדבים.
הביקורת העירה על הצורך של מינהל הרווחה להכין נוהל מקיף, על מנת להסדיר את
פעילות מחלקת התנדבות ופעילות גופי העירייה האחרים בנושא מתנדבים, תוך
התייחסות לפעילות בשיגרה, בהיערכות לחירום ובעת חירום.
בתגובתה לדוח הביקורת מסרה מנהלת המחלקה כי המחלקה פועלת לפי הוראות
תע"ס. לדעת הביקורת, קיומן של הוראות תע"ס אינו מייתר את הצורך ב הכנת נוהל
עירוני המותאם לפעילות המחלקה.
10 . מערכת ממוחשבת
נמצא כי במחלקה לא היתה קיימת מערכת ממוחשבת שמרכזת את המידע על פעולות
המחלקה ועל המתנדבים הפועלים באמצעותה.
הוסבר לביקורת כי המחלקה עובדת בעיקר באמצעות מסמכי "וורד" וטבלאות אקסל.
בנוסף נמצא כי בשנת 2022 החלה המחלקה לעבוד עם מערכת לניהול מתנדבים
"מגדלור", אולם נעשה רק שימוש חלקי בתוכנה.
בהיעדר ניהול המידע באופן מסודר, היה קושי בקיום פיקוח ובקרה על עבודת
המחלקה.
הביקורת העירה כי ניהול פעילות מחלקת ההתנדבות באמצעות מערכת ממוחשבת
הוא הכרחי.
94
Made with FlippingBook Ebook Creator