דוח מבקר העירייה לשנת 2024

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי | תשפ"ד - 2024

בנוסף, נוהל "סקר החוזה" קובע כי השלמת המשימות שהוטלו על הגורמים

המשתתפים בהכנת המכרז תבוצע עד למועד שבו הלשכה המשפטית מחויבת

להשלים את טיוטת המכרז לפי אמנת השירות.

| התקשרויות באמצעות מכרזים |

נמצאו מקרים שבהם המחלקה המקצ ועית לא עמדה ביעד שנקבע להשלמת

המשימות, ובשל כך משך הכנת טיוטת המכרז התארכה.

לדוגמא, מכרז למתן הלוואות לסטודנטים- בתאריך 9/7/2024 התקיים הדיון בשולחן

העגול ובתאריך 30/09/2024 עדכנה המחלקה המקצועית את פרטי המכרז, לאחר

כחודשיים וחצי ממועד הדיון בשולחן עגול.

דוגמא נוספת- מכרז מס' למתן שירותי מוקד ומיגון אזעקות למוסדות חינוך, ציבור

ורווחה . בתאריך 23/1/2023 התקיים הדיון בשולחן העגול ובתאריך 17/5/2023 עדכנה

המחלקה המקצועית את פרטי המכרז, לאחר כארבעה חודשים. כתוצאה מכך מינהל

החינוך השתמש במשך כחודשיים בשרותי הספק שתוקף הסכם ההתקשרות עמו כבר

פג, ושולמו לו ₪ 18,684 בגין השירות שנתן לעיריי ה מעבר לתקופת ההסכם.

הביקורת העירה כי אמנת השירות של הלשכה המשפטית אינה כוללת התייחסות לזמן

התגובה של המחלקה המקצועית להערות הלשכה המשפטית ולביצוע ההשלמות

הנדרשות לצורך הכנת המכרז. הביקורת המליצה לעדכן את אמנת השירות ואת נוהל

הטיפול במכרזים בהתאם.

בתגובתו לדוח הביקורת מסר מנהל מחלקת מכרזים כי הטיפול במכרז נעשה באופן

מקביל ולא טורי, ו משך הזמן שנקבע ל הכנת המכרז ( עד ארבעה חודשים ), כולל גם

את פרק הזמן הנדרש להכנת המכרז על ידי המחלקה המשפטית.

1.2 . אמצעי מעקב ובקרה

הביקורת העלתה כי פעילות מחלקת המכרזים נעשית באמצעות קבצים הנשמרים

בתיקיית המחלקה ובאמצעות תכתובות בדואר האלקטרוני. עוד נמצא כי לא נעשה

שימוש במערכת ממוחשבת לניהול תהליכי העבודה, ולא בוצע מעקב אחר פרקי הזמן

שנקבעו בנוהל. כתוצאה מכך נוצרו עיכובים בתהליך הכנת המכרז, כפי שתואר לעיל.

129