דוח מבקר העירייה לשנת 2024

דוח ביקורת בנושא התקשרויות באמצעות מכרזים

10 . סריקת מסמכי המכרז

לאחר החתימה על חוזה התקשרות עם הספק , מסמכי המכרז נסרקים למערכת והם

זמינים בכל עת לצפייה ולשימוש.

הביקורת מצאה כי בחלק מהמקרים לא נסרקו מסמכים חשובים בתהליך המכרז, כגון:

אישור קבלת הצעה למכרז, טבלת השוואות בין המציעים וטבלת השוואת האיכות של

המציעים.

כמו כן, לא נסרקו מסמכים המעידים על כך שמתקיימים אצל הספק תנאי הסף, כגון

רישיון עסק , רישיון ממשרד המ שפטים ועוד. יודגש כי למסמכים אלה קיימת חשיבות

להמשך ההתקשרות עם הספק ולמעקב אחר תוקף רישיונות הספק.

הביקורת העירה למחלקת מכרזים על הצורך לסרוק את המסמכים המעידים על

תקינות תהליך המכרז ועל כך שמתקיימים אצל הספק כל תנאי הסף.

11 . הא רכת הסכם התקשרות - מימוש אופציה

בחוזה ההתקשרות נקבעת תקופת התקשרות מסוימת עם הספק, ובדרך כלל גם

נקבעת תקופת האופציה להארכת ההסכם. לאחר החתימה על ההסכם, מחלקת

מכרזים מעדכנת את פרטי החוזה במערכת ה ממוחשבת ועוקבת אחר מועד פקיעת

תוקף החוזה. לקראת סיום תקופת ההסכם, המערכת משגרת התראה למייל של מנהל

המחלקה המקצועית על כך שמועד סיום ההסכם מתקרב, ומנהל המחל קה המקצועית

אמור לבחון האם יש מקום לממש את האופציה.

הנחיית עבודה "הארכת התקשרות/ מימוש אופציה" מפרטת את תהליך מימוש אופציה

של החוזה. בהתאם לנוהל, חצי שנה לפני תום תוקף החוזה מנהל המ חלקה בשיתוף

עם חשב המינהל אמורים לבצע את הבדיקות הנדרשות לצורך מימוש תקופת

האופציה , ולהגיש את המלצתם לגזבר העיריי ה לאישור.

הביקורת בדקה במדגם של התקשרויות את תהליך הארכת ההסכם ומצאה מספר

ליקויים. להלן הליקויים שנמצאו בתהליך:

148