דוח מבקר העירייה לשנת 2024

דוח ביקורת בנושא רכש בהליך הצעות מחיר

5.7 . ממשק בין מערכת הרכש למערכת ניהול הצעות מחיר

אגף הרכש מנהל רשימת ספקים במערכת הרכש, ורשימה נוספ ת במערכת ניהול

הצעות מחיר ( המשמשת לצורך ביצוע פנייה לספקים לקבלת הצעות מחיר).

רישום הספקים במערכת הרכש נעשה באופן ממוחשב באמצעות פניה דיגיטלית של

ספקים, ואילו רישום ספקים במערכת ניהול הצעות המחיר נעשה באופן ידני על ידי

מזכירת האגף.

הביקורת מצאה כי קיימת אי- התאמה בין רשימת הספקים ב ספר הספקים לבין רשימת

הספקים במערכת ניהול הצעות המחיר. במערכת ניהול הצעות מחיר היו רשומים 1,936

ספקים, ואילו במאגר הספקים של אגף הרכש היו רשומים 345 ספקים, מתוכם 137

ספקים שלא היו רשומים במערכת ניהול הצעות מחיר.

הביקורת העירה כי לא קיים ממשק בין מערכת הרכש לבין מערכת ניהול הצעות מחיר.

כתוצאה מכך נאלצים העובדים להזין נתונים באופן ידני בשתי המערכות, דבר הגורם

לבזבוז זמן ולחוסר יעילות.

6 . קבלת החלטה על הספק הזוכה

6.1 . ועדת רכש

סעיף 5 לתקנות העיריות ( הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), תשנ"ח-

,1998 קובע כי " על הרשויות המקומיות למנות ועדת רכש ובלאי". סעיף 8 קובע כי "לא

תבוצע רכישה אלא באישור מראש מאת ועדת רכש".

סעיף 14.1 בנוהל קובע כי הועדה תתכנס לקבל החלטה בדבר הזוכה ככל הניתן תוך

שבוע ממועד פתיחת ההצעות, ובלבד שהוגשו כל המסמכים הנדרשים לצורך הדיון.

בפני הועדה יוצגו טבלת ההשוואות, כל המסמכים הנדרשים לקבלת ההחלטה ומידע

רלוונטי נוסף ( כגון איכות הביצוע בהתקשרויות קודמות). מנהל אגף הרכש או נציגו

ירשמו פרוטוקול מפורט של ישיבת ה ועדה.

הביקורת עיינה בפרוטוקולים של ועדת ה רכש לשנים 2021-2023 ומצאה כי היו ליקויים

באופן ה תיעוד של החלטות הוועדה, כדלהלן :

30