דוח מבקר העירייה 2023 דיגיטלי

דוח ביקורת בנושא דיווחי נוכחות

הביקורת המליצה לקבוע כללים בנוגע להעסקת מלווה הסעות במטרה להגדיר את

אופן התשלום, את אופן הדיווח, את זמני העבודה ביחס למשרתם ועוד. כמו כן הומלץ

להפסיק את אופן הדיווח הידני ולקלוט את דיווחי הנוכחות במערכת הנוכחות

הממ וחשבת של העירייה.

3 . בקרה אחר דיווחי נוכחות

בתחילת כל חודש, עד ליום ה- 10 לאותו החודש, נדרשים עובדי העירייה ל אשר את

דוחות הנוכחות הממוחשבים לאחר השלמתם, תיקונם (באופן ידני) וצירוף מסמכים

( כגון אישורי מחלה או הצהרה על ימי חופש). בנוסף, לאחר שהדוח נחתם על ידי

העובד, אמור המנהל הישיר של העובד לבדוק את הדוח ולאשרו.

בשלב הבא, דיווחי הנוכחות נבדקים על ידי רפרנטיות הנוכחות, החל מיום ה- 10 לחודש

ועד העברת נתוני הנוכחות למחלקת שכר ב- 24 לאותו חודש.

3.1 . דוחות בקרה ובדיקות רפרנטיות הנוכחות

לצורך בדיקת דוחות הנוכחות, מנהלת מחלקת מיכון ובקרה במינהל משאבי אנוש

מעבירה לרפרנטיות הנוכחות דוחות בקרה בנושאים הבאים:

 דוח לימודים והשתלמויות – כולל את הדיווחים שהתקבלו בקוד דיווח "יום לימודים"

או "השתלמות". רפרנטיות הנוכחות בודקות באופן אקראי האם לדיווח על

היעדרות בגין לימודים יש אישור של ועדת לימודים, האם מצורף אישור על ימי

השתלמות וכו'.

הביקורת מצאה מקרים רבים בהם היו דיווחים על לימודים למרות שלא היה אישור

של ועדת לימודים, או דיווח על לימודים לא בזמנים אותם אישרה הועדה (ראה

פרק )9.4

 דוח שינויים במכסת שעות נוספות וכוננות – נבדקת ההתאמה בין השעות הנוספות

שבוצעו לבין מכסת השעות הנוספות שאושרה לעובד.

הביקורת מצאה מקרים בהם הייתה הגדלה של מכסת השעות הנוספות, ולא היה

תיעוד של האישור (ראה פרק 5.2 ופרק .)6.3

 שינוי נוכחות - הרפרנטיות בודקות את דיווחי הנוכחות הידניים של העובד.

28