דוח מבקר העירייה 2023 דיגיטלי

התשפ" | ג- 2023

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי

3 . השימוש במערכת בר טכנולוגיות

3.1 . אי עדכון שלבי ט יפול וסטטוס תיקי תביעה

כאמור, מערכת בר טכנולוגיות משמשת את הלשכה המשפטית למעקב אחר תהליך

| | הטיפול המשפטי בעבירות בנייה

הטיפול בתיקי התביעה. הביקורת מצאה מקרים בהם שלבי טיפול בתיקי תביעה לא

תועדו במערכת, או שתועדו לאחר זמן רב.

בנוסף לכך, במקרים רבים הטיפול בתיק הסתיים אך התיק נותר פתוח במערכת בר

טכנולוגיות ו תיעוד על סגירת התיק נעשה רק לאחר מספר שנים. בבדיקת הביקורת

נמצא שבשנים 2021 ו- 2022 נסגרו 214 תיקים שנפתחו בלשכה המשפטית בשנים 2009

עד 2016 . בבדיקה מדגמית של 10 מקרים, נמצא כי למעשה הטיפול בהם הסתיים כבר

לפני מספר שנים, אך לא עודכן סטט וס סגירה לתיק.

לדוגמא, תיק תביעה נפתח בלשכה המשפטית בדצמבר 2012 . בשנת 2014 הוסרה

העבירה ובית המשפט הטיל על עובר העבירה קנס ששולם, אולם תיק התביעה נסגר

בלשכה המשפטית רק בדצמבר 2021 , לאחר למעלה משבע שנים.

הביקורת העירה ללשכה המשפטית על אי השימוש במערכת הממוח שבת לצורך

המעקב אחר שלבי הטיפול בתיק, דבר הנדרש על מנת שניתן יהיה לקיים מעקב,

פיקוח ובקרה נאותים.

3.2 . אי תיעוד מסמכים במערכת

נמצאו תיקי תביעה שלא תועדו בהם מסמכים בעלי חשיבות, כגון כתבי אישום,

הסדרים מותנים שנחתמו, או החלטות על סגירת תיקים. כתוצאה מכך מידע חשוב לא

היה זמין בתיק התביעה.

הביקורת העירה ללשכה המשפטית על כך שיש חשיבות רבה לתיעוד מסמכים

במערכת בר טכנולוגיות, במיוחד נוכח העובדה שישנם מסמכים שלא מועברים

למחלקת הפיקוח על הבנייה והם אינם מתועדים בתיק הפיקוח.

יצוין כי לאחר הביקורת הושלם פיתוח רכיב במערכת הקומפלוט לשימוש הלשכה

המשפטית, כך שהחל משנת 2024 תיקי פיקוח חדשים מנוהלים במערכת הקומפלוט,

ומערכת בר טכנולוגיות תשמש לניהול תיקים שנפתחו בשנים קודמות.

83