דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא החזר כספים ללקוח

למחלקה תשובה שגויה, לפיה במרץ 2018 הוח זרה הערבות לנותן הערבות ולא

התקבלה ערבות חדשה (בעוד שבפועל העירייה קיבלה ערבות חליפית במקום

הערבות שהוחזרה, וערבות זו אף חולטה). רק בעקבות בדיקת הביקורת, איתרה רכזת

הערבויות את הערבות החדשה, את החילוט שבוצע.

הביקורת המליצה כי במקרה של חילוט כספי ערבות, על רכזת הערבויות להעביר את

המידע על כך למחלקה הרלוונטית במינהל הנדסה, ועל מינהל הנדסה לתעד מידע

זה במערכת הקומפלוט. כמו כן, במקרה שערבות מוחלפת על רכזת הערבויות לתעד

את פרטי הערבות החדשה על גבי ה ערבות הישנה שהוחלפה, ולא להסתפק בציון

העובדה שהערבות הוחלפה.

בנוסף, הביקורת העירה למחלקות במינהל הנדסה על הצורך לתעד את פרטי הערבות

החדשה בתיק הבקשה ב מערכת הקומפלוט.

3.1.4 . העברת החלטת המחלקה לביצוע החזר כספי חילוט

הביקורת בחנה את אופן העברת ההחלטה בעניין החזרת כספי הערבות מהמחלקה

המקצועית במינהל הנדסה לרכזת הערבויות. נמסר לביקורת שמחלקת הפיקוח על

הבנייה מעבירה לאגף התקציבים באופן ידני הודעה על מתן תעודת הגמר לקבלן, ועל

בסיס מסמך זה מחזיר אגף התקציבים את כספי הערבות שחולטו לקבלן.

הביקורת העירה על כך שבהעברת המסמך באופן ידני (ללא רישום במערכת) קיים

סיכון רב, מא חר שלא ניתן לבצע מעקב ממוחשב אחר המשך הטיפול. לדעת

הביקורת, יש צורך בממשק דיגיטלי בין המערכות כדי לאפשר שיתוף מידע בין

המחלקות הרלוונטיות.

3.1.5 . חוסר תיעוד של החזר כספי החילוט במערכת ערבויות

במערכת לניהול ערבויות לא היה קיים שדה המאפשר את רישום ההחזר של כספי

חילוט. מנהלת הערבויות מסרה לביקורת כי במקרים שהערבות חולטה ולאחר מכן

הוחזרו הכספים ללקוח, עודכן שדה סיבת הסגירה מהתוכן "עקב חילוט" לסיבת

הסגירה "החזרת כתב ערבות". הביקורת העירה כי סיבת סגירה זו נרשמת בכל

הערבויות שהוחזרו ללקוחות (גם אלה שלא חולטו בהן הכספים).

בפועל, הביקורת מצאה מיקרים בהם הוחזרו כספי החילוט, אך במערכת לא היה קיים

תיעוד על כך.

118