דוח מבקר העירייה לשנת 2022

התשפ" | ב- 2022

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי

לדוגמא, ערבות מספר 8642 ע"ס 44,807 חולטה בתאריך 20/06/2022 . כספי החילוט

הוחזרו ללקוח לאחר מספר ימים, אך למרות זאת שדה "סיבת הסגירה" לא עודכן.

דוגמא נוספת- ערבות מספר 6535 ע"ס ₪ 17,910 חולטה בתאריך ,13/10/2021

ובתאריך 30/11/2022 הוחזרו הכספים ללקוח. לא נמצאו מסמכים סרוקים במערכת

ערבויות המתעדות את ההחזר, וכן שדה סיבת הסגירה נותר "עקב חילוט".

| החזר כספים ללקוח |

רכזת הערבויות הסבירה לביקורת שהתיעוד בדבר הטיפול בערבות מתויק באופן פיזי

ב צמוד לערבות. הביקורת העירה כי לא ניתן להסתפק ב כך שהמסמכים יתויקו וישמרו,

אלא יש לרשום את המידע במערכת הממוחשבת.

לדעת הביקורת ישנה חשיבות רבה לתיעוד החזר כספי החילוט במערכת ערבויות.

הביקורת העירה לאגף התקציבים כי השארת סיבת הסגירה הזהה לכל הערבויות

שהוחזרו, גורמת לאיבוד מידע משמעותי על הערבות.

בנוסף, הביקורת העירה לאגף התקציבים כי היעדר התיעוד במערכת עלול לגרום

לביצוע החזר כפול של הכספים שחולטו.

מנהלת אגף התקציבים מסרה לביקורת כי בעקבות הערת הביקורת נוסף השדה

"החזרת כספים בגין חילוט".

3.1.6 . החזרת כספים מערב ות שלא חולטה

הביקורת מצאה כי לא נקבעו בתהליך העבודה בקרות שנועדו לוודא כי פעילות חילוט

הכספים והחזרתם נעשית באופן נאות. לדעת הביקורת, ישנה חשיבות רבה לקביעת

מנגנוני בקרה על פעילות החילוט וההחזר, וכן יש הכרח לבצע התאמה באופן שוטף

בין הרישומים בכרטסת הנה"ח ל בין הרישומים במערכת הערבויות.

לדוגמא, נמצא מקרה של החזר כספי הערבות ללקוח, למרות שלא היה קיים תיעוד

על חילוט כספי הערבות, כדלקמן:

ביולי 2019 התקבלה במינהל הנדסה ערבות בנקאית ע"ס ₪ 5,000 להבטחת קיום

התנאים שנקבעו בהיתר הבנייה. בפברואר 2020 ניתנה למבנה תעודת גמר. נוכח

קבלת תעודת הגמר, רכזת ערבויות החזירה לבנק את כתב הערבות והערבות נסגרה

במערכת.

בחלוף הימים נותן הערבות נפטר, ובתו פנתה למינהל ההנדסה בבקשה לקבל את

כספי הערבות.

119