דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא החזר כספים ללקוח

בינואר 2022 הפיק מינהל הנדסה בטעות טופס שחרור ערבות בגין ערבות ישנה

אחרת של אותו הלקוח שחולטה בשנת 2010 , וכספי הערבות נמסרו לבתו של נותן

הערבות.

הביקורת העירה לאגף התקציבים ולמינהל הנדסה על ליקויים שהתקיימו בתהליך

הטיפול במקרה זה: נותן הערבות נפטר, ותהליך ההחזר נעשה מול בתו מבלי שהוצגו

מסמכים על היורש החוקי של נותן הערבות; מחלקת הפיקו ח על הבניה מסרה את

טופס שחרור הערבות ישירות לבתו של נותן הערבות ו לא העבירה את הטופס לרכזת

הערבויות; לא נעשתה התאמה בין המספר הבנקאי של הערבות הרשום על תעודת

השחרור לבין הרישום במערכת הקומפלוט; וכן לא נעשתה בדיקה שאכן כספי

הערבות חולטו בעבר ע"י העירייה.

הבי קורת רואה בחומרה את ביצוע ההחזר הכספי למרות שהערבות כלל לא חולטה.

הביקורת העירה כי יש הכרח להסדיר בנוהל את תהליך ביצוע החזר כספי חילוט

ולקבוע בקרות בתהליך, במיוחד נוכח העובדה שמדובר בעובדת יחידה העוסקת

בנושא ומרכזת את כל הידע בתחום ניהול הערבויות.

3.2 . נהל ים והנחיות עבודה

3.2.1 העדר הנחיות עבודה לביצוע החזר כספי חילוט

העירייה פירסמה בשנת 2022 נוהל בנושא מעקב אחר הערבויות. בסעיף 5.5.3 לנוהל

נקבע מי הם הגורמים האמורים לקבל החלטה לביצוע החזר כספי, אך לא נקבעו כל

הנחיות המפרטות מהו תהליך העבודה הנדרש במקרים של החזר כספי.

הביקורת העירה כי נוכח חשיבות נושא החזר כספים והסיכונים הקיימים, יש צורך

להסדיר באופן מפורט ומלא את תהליך העבודה כדי להבטיח ביצוע תקין.

מנהלת אגף התקציבים מסרה שנוהל הערבויות יעודכן בהתאם להמלצת הביקורת.

3.2.2 . החזר כספים לגורם אחר

לא נמצאו הנחיו ת עבודה המתייחסות לביצוע החזר כספים כאשר מבקש ההחזר

הכספי הוא גורם אחר ולא בעל הערבות המקורית. רכזת הערבויות מסרה לביקורת

שכספי החילוט מוחזרים ללקוח באמצעות שיק המופק לפקודת הלקוח שעל שמו

היתה קיימת הערבות, אך הביקורת מצאה מקרה שבו הופק השיק על שם גורם אחר

שאינו בעל הערבות, כמפורט להלן:

120