דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא ניהול רשומות ספקים

להלן פירוט הממצאים:

פירוט הממצאים

1 . פתיחת כרטיס ספק

נוהל "פתיחת רשומת ספק" (להלן: "הנוהל") קובע כללים בכל הנוגע לפתיחת

רשומת ספק במערכת הכספים. בין היתר, נקבע בנוהל כי הספק יעביר לעירייה

אישורים שונים, כגון אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס במקור, תעודת התאגדות

מטעם רשם החברות או רשם התאגידים ומסמכים נוספים.

להלן מספר רשומות ספק שנפתחו במערכת ה כספים בשנים האחרונות:

2022

2021

2020

2019

2018

385

367

352

406

554

בארבע השנים האחרונות העירייה מנהלת את מאגר הספקים באמצעות פורטל

הספקים של החברה לאוטומציה. ספק המבקש להיכלל במאגר הספקים של העירייה,

אמור להגיש באמצעות פורטל הספקים בקשה מקוונת לרישום במאגר ולצרף את

המסמכים הנדרשים.

בקשת הספק עוברת למחלקה הרלוונטית לבדיקה. אם המחלקה מעוניינת

בהתקשרות עם הספק, המחלקה מעבירה את פניית הספק לאגף החשבות לצורך

הקמת רשומת ספק במערכת הכספים.

העובד האחראי על הקמת ספקים באגף החשבות בודק האם הספק הגיש את כל

המסמכי ם שנדרשו, ואת תקינותם של המסמכים שהוגשו בהתאם לדרישות הנוהל.

במידה והמסמכים לא תקינים או חסרים, נדרש העובד האחראי לפנות למחלקה או

לספק ולבקש מהם להשלים את החסר.

1.1 . רשומות ספק כפולות

סעיף 5.4 בנוהל קובע כי העובד האחראי על פתיחת הספקים, יבצע הקמת ספק חדש

רק לאחר שווידא כי לספק לא קיים כרטיס במערכת.

126