דוח מבקר העירייה לשנת 2022

התשפ" | ב- 2022

מבקר העירייה | דוח ביקורת שנתי

יצויין בעת פתיחת ספק חדש, שיעור המס מוזן ידנית על ידי אחראי הספקים, ולאחר

מכן הנתון אמור להתעדכן אוטומטית בכרטיס הספק באמצעות שע"מ.

הביקורת מצאה מספר מקרים בהם שיעור ניכוי המס הרשום במערכת לא היה מעודכן.

הביקורת בדקה, בשיתוף עם מחלקת החשבות, את אופן העדכון של שיעור המס

| ניהול רשומו ת ספקים |

הרשום במערכת. לצורך הבדיקה, נמחקו ל- 11 ספקים הנתונים הקיימים במערכת לגבי

שיעור המס במקור. בחלוף תאריך העדכון האוטומטי במערכת הכספית של העירייה

למול מערכת שע"מ, נמצא כי רק לאחד מתוך 11 הספקים התעדכן שיעור המס

באמצעות העדכון האוטומטי.

ה ביקורת המליצה לחשבות לבדוק מול החברה לאוטומציה את הסיבות לליקוי שגרם

לאי העדכון של נתוני הניכוי מס במקור בכרטיסי הספקים.

4 . בקרות

4.1 . הפרדת תפקידים

הפרדת תפקידים הינה אחת הבקרות החשובות למניעת טעויות ולאיתור מעילות

בתהליכי העבודה בתחום ניהול הכספים . על פ י תפיסה זו, יש להפריד את תהליך

העבודה למספר מטלות, כך שעובדים שונים יבצעו פעולות עוקבות, ולא יווצר מצב

שבו אדם אחד יבצע את כל המטלות בתהליך העבודה, מתחילתו ועד סופו.

מנהלת אגף החשבות מסרה לביקור כי קיים עובד אחד שאחראי על פתיחה ועדכון

של רשומות ספק, אך הוא אינו קולט חשבוניות ואינו מאשר תשלומים.

ב בדיקת הביקורת נמצא כי הרשאה לפתיחת כרטיס ספק חדש ולעדכון פרטי ספק

ניתנה ל- 4 משתמשים, וכי אחת מ- 4 המשתמשים הינה עובדת האחראית על ביצוע

תשלומים לספקים. הביקורת מעירה כי מתן הרשאה לעדכון פרטי ספק (גם ללא

אפשרות לשינוי פרטי חשבון בנק) לעובדת שמבצעת הוראות תשלום לספקים הינה

בניגוד לעקרון הפרדת התפקידים.

137