דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא ניהול רשומות ספקים

הביקורת העירה כי לצורך קיום הפרדת תפקידים נאותה, יש לפעול לכך שרק לעובד

האחראי על הקמת רשומות ספקים ולמנהליו תהיה הרשאה לפתיחה ועדכון רשומות

ספק , ויש לשלול מעובדים אחרים הרשאה זו.

4.2 . הרשאות

הביקורת ביקשה לבדוק את ההרשאות הקיימות במערכת הפיננסית בכל הנוגע להליך

הקמה ועדכון של רשומות ספקים.

הביקורת מצאה כי קיימים 28 משתמשים אשר להם יש הרשאות "צפייה בלבד" במסך

כרטיסי ספקים במערכת, מתוכם 8 משתמשים אינם עובדי הגזברות ו- 3 משתמשים

במועד הביקורת כבר לא היו עובדי עירייה.

הביקורת ממליצה לבצע אחת לשנה בקרה על תוקף ההרשאות של המשתמשים

במערכת הכספית ולעדכן את הרשאות המשתמשים בהתאם לצורך.

5 . ביצוע תשלומים לספקים

5.1 . תשלומים לספקים שאינם רשומים במערכת

הרשות המקומית רשאית לשר יין תקציב ייעודי למטרה מסוימת, לסמנו במערכת

הכספית כתקציב משוריין באופן זמני "ולשמור" את התקציב ששוריין לטובת מטרה

מסויימת, עד למועד בחירת הספק שיבצע את העבודה.

הביקורת מצאה שני מקרים בהם בוצעו התקשרויות עם ספקים באמצעות פעולות

שיריון תקציב כללי, ללא פתי חת כרטיס ספק במערכת.

במקרה אחד, בוצעה התקשרות עם הספק "ח.א" מתקציב ששוריין לטובת העברת

מכולה. מבדיקת הביקורת עלה, כי התשלום בוצע באמצעות המחאה שנמשכה

מכרטיס מעבר לחברת "ח.א", מבלי שנפתח כרטיס ספק ומבלי שהוצאה הזמנה.

במקרה נוסף, בוצעה התקשרות עם חברת "מ.א." "מתקציב ששוריין עבור רכישת

פיסלון, מבלי שנפתח כרטיס ספק וללא הזמנת עבודה. לביקורת נמסר כי מדובר

ברכישה דחופה ו בפריט ייחודי ו לא היה ניתן לפתוח כרטיס ספק בזמן הנדרש.

138