דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא החזר כספים ללקוח

 עדכון במערכת הקומפלוט של קיזוזים שבוצעו באגף הגבייה

במקרים שקיים ללקוח חוב בשירותים אחרים (למשל חוב בארנונה), אגף הגבייה יכול

לבצע את ההחזר ללקוח באמצעות קיזוז מיתרת החוב. יצוין כי בעת שמ בוצע החזר

כספים לחשבון הבנק של הלקוח, מספר הקבלה המעיד על ביצוע ההחזר נקלט

במערכת הקומפלוט באופן ידני ע"י עובדי ההנדסה, המעדכנים את מערכת הקומפלוט

על כך שבוצע החזר כספים ללקוח. לעומת זאת, בעת ביצוע הקיזוז מיתרות חוב בשירותים אחרים, לא נוצרת קבלה ולא מתבצע עידכון של תעודת הזיכוי 7

נמצאו מקרים שבהם בוצע קיזוז של סכום הזיכוי מיתרות חובה שהיו ללקוח בשירותים

אחרים, אך הודעת הזיכוי בקומפלוט לא עודכנה.

לדוגמא, באוגוסט 2021 הופקה לטובת הלקוח הודעת זיכוי ע"ס ₪ 16,480 בגין החזר

פיקדון. סכום הזיכוי קוזז עם יתרות חוב בארנונה, אך במערכת הקומפלוט לא נקלט

מספר שובר.

כאמור, הביקורת העירה כי יש צורך ליצור ממשק מלא בין המערכות.

1.4.2 הממשק בין מינהל הנדסה לאגף הגביה

הביקורת מצאה ליקויים בהעברת הודעות ה זיכוי במערכת CRM ממינהל הנדסה לגביה,

כמפורט להלן:

 סוג פנייה שאינו תואם לתהליך החזר כספים

הודעות הזיכוי בגין ההחזר מועברות ממינהל ההנדסה לאגף הגביה בסוג פניה הנקרא

"פנייה כללית". הביקורת העירה כי נכון היה שהפניות יועברו ממינהל ההנדסה לאגף

הגביה בסוג פנייה " טיפול ביתרות זכות", הכוללת בדיקה האם יש ללקוח יתרת חובה

לקיזוז, וכן, כוללת צורך באישור מנהלים לפי גובה סכום ההחזר.

מאחר והפניה נפתחה כפניה כללית, העובדת האחראית באגף הגביה אמורה לפתוח

בעצמה באופן יזום פניה נוספת ב- CRM בסוג פניה "טיפול ביתרת זכות".

7 אומנם הפעולה נרשמת בארכיב המסמכים, אולם לדעת הביקורת אין בכך די, מאחר והמידע

אינו מופיע בתעודת הזיכוי.

94