דוח מבקר העירייה לשנת 2022

דוח ביקורת בנושא החזר כספים ללקוח

העדר בקרה באגף הגבייה



כאשר אגף הגבייה מחזיר כספים ללקוח בגין זיכויים הנוצרים ע"י האגף, מבוצעים

באגף תהליכי בקרה שונים. לעומת זאת, כאש ר הודעות זיכוי מועברות ממינהל הנדסה

לאגף הגבייה, מתבצע החזר כספים ללקוח ללא ביצוע הבקרות המקובלות באגף

הגבייה.

מאגף הגבייה נמסר כי במקרים של החזר כספים שמקורם אינו באגף הגבייה, לא

מבוצעות כל בקרות באגף, היות ואין לעובדי האגף את הידע המקצועי או את מערכות

המידע של המחלקות השונות, כדי לבדוק האם פעולת הזיכוי נכונה.

הביקורת העירה כי אין מדוב ר על בדיקת ההיבטים המקצועיים של פעולות מינהל

ההנדסה, אלא על בדיקת היבטים טכניים של העברת התשלום, כגון אימות פרטי

חשבון בנק וכדומה.

בתשובתו לדוח הביקורת, מסר גזבר העירייה כי מלוא האחריות להוצאת הזיכויים

מוטלת על המחלקות המקצועיות של מינהל ההנדסה, ועליהן לבצע את כל תהליכי

הבקרה הנדרשים. לפי תפיסתו, אגף הגביה הינו "צינור" בלבד, ואין זה מתפקידו של

אגף הגביה לבצע בקרה על נאותות התשלום לנישום.

עוד מסר הגזבר, כי ההיבטים הכספיים של עבודת מחלקות ההנדסה נמצאים תחת

אחריותו, וכי יפעל לשיפור תהליכי העבודה שיש להם השלכות על התחום הכספי, וכן

יפעל לביצוע הדרכות בתחום זה, לרבות מתן דגש על הבקרות הנדרשות בתהליך

העבודה.

הביקורת העירה כי אכן מירב האחריות להשבת כספים ששולמו ביתר מוטלת על

המחלקות המקצועיות במינהל ההנדסה, אולם לדעת הביקורת גם לאגף הגביה ישנה

אחריות לבדיקת ההיבטים הטכניים של העברת התשלום.

1.5 . נהלים והנחיות עבודה

תהליך החזר כספים ללקוחות מינהל ההנדסה מעוגן בהנחיית עבודה שפורסמה ביולי

2019 , וכן בנוהל טיפול ביתרות זכות והחזרי כספים שפורסם בינואר 2020 . הביקורת

בדקה האם הנהלים עוסקים בכל ההיבטים הנדרשים להליך החזר כספים תקין, והאם

הנהלים יושמו בפועל בתהליכי העבודה.

96