5556 ASH370804_Eiriya_Merahok1 oved

עירייה מרחוק המדריך לעובד מחוברים יחד גם מרחוק

2020 אוקטובר

דבר מנכ"ל העירייה

החיים לצד הקורונה גרמו לשינוי דרמטי ביחס לעבודה מהבית בעולם התעסוקה בכלל ובמגזר הציבורי בפרט. מצורת עבודה שכמעט איננה קיימת הפכה עבודה מהבית למציאות רווחת, זאת נוכח המציאות ובהתאם לתקנות לשעת חירום. במציאות חדשה ובלתי מוכרת זו, נאלצנו לנתק חלק מהעבודה מההקשר הפיזי המסורתי. פעילות זו הציבה בפני הרשות העירונית לא מעט אתגרים, שהתמקדו בעיקר בהבטחתהרציפותהתפקודיתהעירונית, והצורך להסתגל למצב בו העובד אינו מצוי פיזית במקום העבודה ומרוחק ממנהלו הישיר. תוך התמודדות מורכבת עם חוסר ודאות בריאותית וכלכלית ליום המחר, אתגרים שנלמדו ונלמדים תוך כדי תנועה. הכניסה לטריטוריה לא מוכרת, מבחינה ניהולית ותפקודית חייבה אותנו להתמודד עם אתגרים חדשים והגדול שבהם - "עירייה מהבית". אנו עדיין בעיצומה של תקופה לא

רגילה זו, שבה נמשיך לחוות אתגרים רבים ונידרש להקפיד על קשר אנושי יותר מאשר מיקוד בתפוקות העבודה, תוך יצירת תחושת חיבור, לכידות ארגונית ומשמעות לעובד, כחלק מתוכנית החוסן הארגוני. בנוסף, נדרש להציב גבולות ולמנוע הליך של שחיקה בעבודה. וכשסביבת העבודה הופכת לבית, המשימה הזו הופכת למורכבת שבעתיים, ואנו נידרש לטפל בתחושת הבדידות ולהגביר הלכידות הקבוצתית. זו ההזדמנות לברך את יוסי בן סימון ואת סיון אפריאט- בוחבוט על קצב ואיכות יישום הטרנספורמציה הדיגיטלית ותוצריה הרבים. תודה אישית לגב' מירב שרת, ראש מינהל משאבי אנוש, שבתנאים קשים ביותר השכילה, נערכה והתאימה את מערך משאבי האנוש שלנו לשגרה חדשה בצל הקורונה, וכן לגב' אור ללוש, גב' רויטל כהן, גב' אוריאן לוי והגב' אדווה קרוגלן - אשר מסייעות על ידה. בברכה, אילן בן-עדי מנכ"ל העירייה

2

דברי פתיחה

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

הקורונה, המגיפה העולמית ששינתה במהירות את חיינו ואת הדרך שבה אנחנו עובדים, הציבה את הארגון מול דילמות חדשות וכבדות משקל. הצד המובן מאליו של ההתמודדות עם הנגיף הוא הצד הטכני והטכנולוגי של עבודה מרחוק. אולם ניהול המשאב האנושי של ארגון, כשהעובדים נמצאים בבית, בבידוד או לצד אנשים חולים, עם המשפחה או לבד, בסיטואציות פרטיות וסבוכות מעלה דילמות וסוגיות ניהוליות לא פשוטות. איך מבצעים מעבר חד שכזה ומשנים במהירות הבזק את שגרת יומנו ומנהלים סדר יום, פגישות וידאו ופרויקטים, כשהעובדים נמצאים בבית. השאלה המרכזית עימה התמודדנו הייתה איך מפרידים בין הבית לעבודה ומנהלים את התקשורת ברגישות מבלי לחדור לפרטיות העובדים, להעניק אמון ולשמור על סביבת עבודה נעימה כשהעובד אינו מצוי במשרד, ואיך משמרים עובדים פרודוקטיביים המחוברים לארגון ולמשימה באמצעות עבודה מרחוק ומקיימים תקשורת בלתי פורמלית תוך עמידה

ביעדים, במשימות ובמטלות שוטפות בשגרה ולצד חירום. בעוד שהמגזר הציבורי מתאים עצמו לפרטי התאימו עצמן הרשויות המקומיות בתחילת המשבר לעולם העבודה מרחוק. בהנחיית מנכ"ל העירייה החלה הרשות להפשיל שרוולים ולהטמיע את מדיניות ופעילות העבודה מרחוק. באמצעות אסטרטגיית עבודה מרחוק בזמן חירום יצרנו פיילוט, אשר במהלכו בוצע סקר מקיף. הוסקו מסקנותיו הופקו לקחיו, ובעקבותיהם גובשה מדיניות הפעלת עבודה מרחוק התואמת צרכי רשות. ברצוני לשתף אתכם כי ממצאי סקר עבודה מרחוק שפכו אור בתקופה כה מעורפלת והוצגה שביעות רצון נרחבת מפעילות העבודה מהבית. דווח, הן מצד המנהלים והן מצד העובדים, כי נמדדו תפוקות העבודה בהתאם לתוכנית מנהלים שהוגדרה וכי ההתנסות המסיבית בתקופת הפיילוט היוותה שבירת פרדיגמה ועוררה בחינה רצינית ליצירת עידן תעסוקתי חדש ושונה.

3

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

התנסותם של רבים מהעובדים במהלך פיילוט עבודה מהבית לתקופה ממושכת הייתה מוצלחת מאוד. לצד חוזקות אלה, אנו עדיין שוקדים על שיפור הטרנספורמציה הדיגיטלית, על פערים טכנולוגיים, קושי בהתחברות מרחוק ושיפור מדידת ביצועי העובדים לעבודה מרחוק. אני סמוכה ובטוחה כי מנהלי ועובדי עיריית אשדוד ימשיכו לפעול ללא לאות במסירות, ביעילות, במקצועיות, במחויבות ובאחריות ארגונית ללא פשרות במסגרת עבודה עצמאית, המרוחקת מסביבת העבודה המוכרת והשגרתית, תוך מתן אמון מלא של המנהלים בעובדים לרצף תפקודי יעיל,מקצועי ומיטבי במסגרת עבודה מהבית.

כולי תקווה שגם בהצגת תוצרי עבודה מרחוק עיריית אשדוד תהווה מודל הן בסקטור הציבורי והן עבור רשויות מקבילות. מינהל משאבי אנוש ימשיך לשקוד על תוצרי השירות הפנים האירגוני, יפעל לשיפור מתמיד, יעניק כלי עבודה וחוויית שירות מצוינת למנהליו ולעובדיו כאחד, המותאמת למציאות החדשה ולשגרת החירום - קורונה.

מירב שרת, ראש מינהל משאבי אנוש

4

דבר ראש מינהל משאבי אנוש

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

רקע

האוכלוסייה

והסגר על

בעקבות

הכללית

הקורונה

משבר

התעסוקה .

לעבודה

מרחוק בשוק

דרמטי ביחס

התרחש שינוי

לתצורת

נדרש הציבורי

, המצב

עבודה

למעבר

המגזר

לאור

. מרחוק

גמישה ועבודה

5

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

מטרת התהליך

ולמתן

לעבודה

יכולת

יהיה הארגון בעל

שירות

מרחוק

מלאה

ועבודה אפקטיביים ועמידה

יכולת

על שמירה

תוך , מלא

ניהול

. השירות

בתנאי איכות

6

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

יתרונות העסקה מרחוק

o אפקטיביות – עבודה ממוקדת ללא הסחות דעת o פרודוקטיביות – צמצום שעות עבודה אבודות o אטרקטיביות והתאמה לעולם העבודה החדש

o איזון חיים אישיים ועבודה – עבודה מרחוק מאפשרת איזון טוב יותר , דבר שמעלה שביעות רצון ומוטיבציה של העובדים בארגון

7

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

אתגרים בעבודה מרחוק

o שינוי נורמות ומאפייני ניהול בארגון o מעקב אחר ביצוע משימות ולא אחר שעות עבודה o הקטנת הממשק בין עובדים בתוך המחלקה וברשות בכלל o ארגון וניהול זמן העובד בעבודה מרחוק

8

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

סקר עבודה מרחוק – נציבות המדינה

הצלחת העבודה מרחוק תלויה בהימצאות תשתית טכנולוגית ראויה אצל

מדידת

שביעות רצון מעבודה מרחוק עולה לאורך זמן

תפוקות מעלה את שביעות רצון העובדים והמנהלים

העובד

9

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

סקר עבודה מרחוק – עיריית אשדוד

שביעות רצון מההיגדים הבאים -

עובדים

מהעבודה מרחוק באופן כללי

83.78%

14.86%

1.35%

מהיכולת לאזן בין עבודה ומשפחה

81.08%

10.81%

8.10%

תקשורת מול עובדים אחרים

83.79%

13.51%

2.70%

היעדים והמשימות לביצוע

83.79%

13.51%

2.70%

תדירות הקשר מול הממונה

97.30%

2.70%

0.00%

במידה מועטה +

במידה רבה + רבה

במידה בינונית

כלל לא

מאוד

10

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

סקר עבודה מרחוק – עיריית אשדוד האתגרים המשמעותיים ביותר בעבודה מרחוק -

עובדים

שיתוף פעולה עם קולגות

תקשורת בין עובדים

התנתקות ממקום העבודה

תחושת בדידות

הסחות דעת בבית

11

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

התמודדות עם אי ודאות

חשיבה ותפיסה

חיובית

להתמקד בטוב ובדברים שאנו יכולים

לחפש דרכים להפוך את הלימון ללימונדה

לשנות

הזדמנות להתחדשות ולפיתוח יכולות

חדשות

12

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

ניהול זמן אפקטיבי

S pecific

מפורט

 התחילו את היום עם רשימת משימות מסודרת

M easurable A ttainable

מדיד

השגה

בר

איך כותבים משימות בצורה טובה ?

R elevant

רלוונטי

 כדאי להתחיל עם המשימות החשובות ביותר

T ime bound

תחום בזמן

העבודה זמני הפסקות

 הכניסו ז"ללו

 הגדירו זמנים ירוקים , שבהם אתם הכי אפקטיביים

 הניחו את הנייד בצד במשימות הדורשות ריכוז

13

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

היערכות לעבודה מרחוק

תשתית טכנולוגית ראויה ודאו שיש ברשותכם כל את

הטכנולוגי עבור הנדרש

הציוד

, אינטרנט

למערכת , מייל , תפעולית

משימותיכם :

חיבור

ביצוע

ZOOM .

, במשרד

חיבור לרשת

סביבת עבודה מותאמת

ומבודדת ככל

נעימה נוחה ,

לעצמכם פינת

הניתן

עבודה

קבעו

בכל העבודה

והסחות . דעת פינת את אבזרו

רקע מרעשי

הציוד

, מחשב , נוח כיסא

לעבודה אפקטיבית -

לכם הנדרש

חיבור

ל־ WIFI ואוזניות . את עדכנו

משרד העבודה

ביתכם שזהו

אנשי

. שלכם

14

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

שגרת עבודה

על שמירה

בוקר

שגרת פעולות

יציאתכם

עם לבצע

את בצעו

הבוקר שאתם רגילים

- למשרד להתלבש , להתאפר , . קפה לשתות

"לו ז עבודה יומי /

שבועי

זמן העבודה בבית יותר גמיש ונדרש סדר ומשמעת עצמית כדי לשלב עבודה במרחב הביתי , לכן הגדירו יחד עם מנהלכם את היעדים והמשימות לתקופה הקרובה , הגדירו מראש את מסגרת השעות שבה אתם מתכננים לעבוד בכל יום .

15

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

מי יכול לעבוד מרחוק ?

. העירייה

למשרדי

יכולים את לבצע

 אשר עובדים

תפקידם מחוץ

מתפקידם

נגישות לתשתית טכנולוגית המאפשרת

ביצוע משימות

עובדים בעלי



. מרחוק

באמצעות

עבודה

. מידע

של סוגיות

אינה העירייה

אבטחת

מעלה

העבודה מחוץ לבניין



. העירייה

או לציבור

מתן מחייב

לעובדי

פרונטלי

שירות

התפקיד אינו

עיקר



ניתנת

אינה חלקה

או העובד

ניתנת למדידה וכימות אם .

תפוקת

תפוקת העובד



. העובד

ולבקרה על

, לכימות ייקבעו

תפוקת

כללים לפיקוח

16

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

– מרחוק למה עליך ? לדאוג

קיבלת אישור לעבוד

VPN ,

, אינטרנט חיבור

, מחשב

 יש ברשותך את כל החומרה הנדרשת לעבודה מהבית -

+

מצלמה זום

למשאבי אנוש

 שליחת טופס הצהרה על עבודה מהבית חירום רפואי ( נספח א ' )–

 ביצוע ניוד שיחות לנייד

 הכרת השימוש בזום

 הכרת ביצוע דיווח נוכחות בנייד

 יש ברשותך משימות ברורות לקראת יום העבודה מרחוק

 יש ברשותך את כל מסמכי העבודה הרלוונטיים עבור ביצוע המשימות מרחוק

שהגדיר המנהל

 בסוף יום העבודה - עליך למלא את המשימות שביצעת ח "בדו

17

רקע סקר כלים ציפיות נהלים דיון

אישורים מיוחדים

 בבידוד ורוצה להמיר את הבידוד לעבודה רציפה מהבית - יש להעביר בקשה

משאבי אנוש .

דרך המנהל לראש

מינהל

לעבודה

 עבודתך משלבת משרד ושטח - יש לקבל אישור מראש

המינהל

במתכונת של ימים משולבים ( בהתאם לנוהל עבודה מרחוק .)

משאבי אנוש .

 עובד ממקום שהוא לא ביתך - קבלת אישור מראש

מינהל

18

כלים לשימושך

ניהול משימות באאוטלוק

ניוד שיחות

חיבור מרחוק )VPN( למחשב

מדריך לשימוש בזום

נוהל עבודה מרחוק

19

טלפונים חשובים: >> בנושאי חומרה - מחשב, מצלמות יש לפנות במייל לאגף מחשוב >> בעיות תקשורת וחיבור-ניתוקים, קושי בהתחברות יש לפתוח קריאה בזמן אמת על כל תקלה. 08-8545092 >> מוקד המחשוב לעזרתכם בכל עניין בנושאים של משאבי אנוש - דיווח נוכחות טלפוני, יש לפנות >> דיווח משימות, אישור עבודה מרחוק adva@ashdod.muni.il במייל 08-9568181 >> דיווח נוכחות >> תמיכה בנושא זום, הדרכות 08-9238784 מחלקת הדרכה לכל בעיה או הצעה בנושא עבודה מרחוק יש לפנות 08-8545263 >> לרכזת עבודה מרחוק

דיווח נוכחות טלפוני: דיווח נוכחות בזמן עבודה מרחוק מתבצע באמצעות דיווח נוכחות טלפוני מהטלפון האישי של העובד. בכל כניסה או יציאה מהעבודה יש לחייג למספר: .08-9568181 "4" יתקבל מענה טלפוני אשר יבקש להקיש " ליציאה. 2" לכניסה עם הצהרת בריאות או לפי הנדרש. 2 או 4 יש להקיש המענה הטלפוני יבקש להקיש כעת את מספר העובד, יש להקיש תעודת זהות מלאה כולל ספרת בהתחלה ואז להקיש #, המענה 0 ביקורת וללא הטלפוני כעת יודיע שהדיווח נקלט בהצלחה.

טלפונים חשובים

20

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

סטטוס: הפצה לאוגדן

פרק: מינהל משאבי אנוש

חל על: עובדי העירייה

נושא: מינהל משאבי אנוש

תחולה: 30.6.20

שם הנוהל: נוהל עבודה מרחוק

נספחים

רשימת תפוצה.

)א

)ב טופס הצהרה על העבודה מהבית - חירום רפואי.

)ג אישור לעבודה מהבית - כתב אישור אישי מוגבל לתקופת חירום קורונה.

)ד דוח משימות שבועי - לצורך מילוי עבור עובדים אשר עובדים מהבית.

כללי

1.

1.1 . נוהל זה תקף עבור עובדים אשר אושר להם לעבוד מרחוק, לרבות עובדים בבידוד אשר נדרשו ואושר ל הם לעבוד מרחוק.

בתקופה זו.

עובדים אשר לא קיבלו אישור לעבודה מרחוק בהתאם להנחיה זו, לא רשאים לעבוד מרחוק ו בגין שכר לקבל

עבודה מרחוק

1.1 .

המטר

2.

הגדרת שיטה אחידה לאופן הפעלת עבודה מרחוק בעירייה.

21

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

ות הגדר

3.

1.1 . עבודה מרחוק - עבודה המת בצעת בשגרה במשרדי העירייה, אולם בשל מגבלות הקורונה, מתבצעת מבית העובד.

אחריות וסמכות :

4.

גורם אחראי

תחום האחריות

מס'

ראש המינהל

הכנת רשימה של עובדים רלוונטיים לעבודה מרחוק

1

1

באישור ראש המינהל, ראש מינהל משאבי אנוש ומנכ"ל העירייה

אישור עובדים לעבודה מרחוק - נספח ד

מנהל ישיר

חלוקת משימות ותיאום ציפיות

1

הגשת טופס הצהרה על עבודה מהבית - חירום רפואי - נספח ג

4

העובד

פתיחת VPN לעובדים מרחוק

5

אגף מחשוב

מינהל משאבי אנוש

פתיחת דיווח טלפוני

6

מנהל ישיר

דיווח משימות ופיקוח על תפוקות העובד

7

- הישיר נספח ה

הגשת דיווח משימות ותפוקות שבועי למנהל

8

העובד

22

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

: השיטה

5.

5.1

אישור לעבודה מרחוק

5.1.1 ראש המינהל הרלוונטי יגיש לראש מינהל משאבי אנוש רשימה של עובדים שלפי שיקול דעתו המקצועית יכולים לעבוד מרחוק. בנוסף לשיקולים

המקצועיים, ראש המינהל יבחן את התנאים הבאים:

.א עובדים שיכולים לבצע את תפקידם מחוץ למשרדי העירייה.

.ב עובדים בעלי נגישות לתשתית טכנולוגית המאפשרת ביצוע משימות מתפקידם ב אמצעות עבודה מ רחוק.

.ג העבודה מחוץ לבניין העירייה אינה מעלה סוגיות של אבטחת מידע כתוצאה מהעבודה מרחוק .

מתן שירות פרונטאלי לציבור או לעובדי העירייה.

עיקר התפקיד, מחייב אינו

.ד

.ה תפוקת העובד ניתנת למדידה וכימות. אם תפוקת העובד או חלקה אינה ניתנת לכימות, ייקבעו כללים לפיקוח ובקרה על תפוקת העובד.

5.1.1 רשימת העובדים תוגש לאישור ראש מינהל משאבי אנוש ולאחר מכן לאישור מנכ"ל העירייה.

5.1.1 ראש מינהל מ שאבי אנוש או מנכ"ל העירייה רשאים להוסיף עובדים לעבודה מרחוק בהתאם לשיקול דעתם.

5.1.4 לצורך אישור עבודה מרחוק, באחריות העובד למלא טופס "טופס הצהרה על עבודה מהבית - חירום רפואי" (נספח ג') ועליו לחתום על גבי טופס זה. כמו כן,

מנכ"ל העירייה וראש מינהל משאבי אנוש יחתמ ו על טופס "אישור לעבודה מהבית - כתב אישור אישי מוגבל לתקופת חירום קורונה" (נספח ד') הנלווה

לרשימת העובדים שאושרה להם עבודה מרחוק.

5.1.5 העובד יעבוד מביתו בלבד, כל בקשה לעבודה שלא ממעונו של העובד תותנה באישור ראש מינהל משאבי אנוש.

23

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

שעות עבודה מרחוק

5.2

5.1.1 עובד אשר קיבל אישור לעבוד מרחוק יוכל לעבוד מספר שעות שלא יעלה על מספר שעות התקן היומי הרגיל של העובד.

5.1.1 העובד רשאי לעבוד את מספר שעות התקן היומי באופן גמיש במהלך יום עבודתו מרחוק - ברצף או לסירוגין . אין באמור בסעיף זה למנוע מהממונה לזמן

את העובד לדיונים המתקיימים במסגרת שעות העבודה המקובלות. חובה על העובד להיות זמין להשתתפות בדיונים אלו.

הדיווח על שעות העבודה יבוצע לפי הכללים הרגילים, כאשר שעות חסרות ינוכו מהשכר.

5.1.1

5.1.4 ביום בו בוצעה עבודה מרחוק, לא יהיה ניתן לדווח ולקבל תגמול בגין כוננות, קריאות פתע, תשלומי אש"ל, הוצאות משתנו ת (ק"מ בדיווח), קצובת נסיעה

למקום העבודה ושעות נוספות למעט המפורט בסעיף 5.1.5 .

5.1.5 עובדים מסוימים יהיו רשאים לעבוד מרחוק מעבר לשעות התקן היומי (כלומר לעבוד שעות נוספות) בכפוף לאישור מראש של ראש מינהל משאבי אנ וש

ומנכ"ל העירייה.

5.1.6 עובדים המשלבים עבודה מרחוק ועבודה ממשרדי הרשות ("ימים משולבים"), יוכלו לדווח נוכחות בימים בהם עבדו מהרשות לפי הכללים הרגילים החלים

בעניינים אלה.

דיווח על שעות עבודה

5.3

5.1.1 עובד שקיבל אישור לעבודה מרחוק בהתאם להנחיות הנ"ל, ידווח באופן טלפוני במערכת הנוכחות על שעות העבודה בהן עבד בפועל מרחו ק. דיווח הנוכחות

ייעשה באמצעות הנייד האישי של העובד. אופן ביצוע הדיווח: בכל כניסה או יציאה מהעבוד ה יש לחייג למספר - 08-9568181 , ו לאחר המענה האוטומטי יש

להקיש " 4 " לכניסה עם הצהרת בריאות או " 1 " ליציאה. להקשת מספר עובד, יש להקיש מספר ת.ז מלא כולל ספרת ביקורת וללא 0 בהתחלה ואז להקיש #.

המענה הטלפוני יודיע שהדיווח נקלט בהצלחה. לפתרון בעיות יש לפנות במייל - adva@ashdod.muni.il .

24

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

אין לבצע דיווח נוכחות טלפוני, למעט בימים בהם העובד עובד מרחוק.

5.1.1

5.1.1 בנוסף לדיווח הטלפוני, יידרש הע ובד למלא טופס "דוח משימות שבועי - לצורך מילוי עבור עובדים אשר עובדים מהבית באישור" (נספח ה). בדוח זה ימלא

העובד את המשימות שבוצעו על ידו במהלך יום העבודה, בהתאם למטלות שהוגדרו לעובד על ידי הממונה עליו. על גבי הטופס יחתמו המנהל הישי ר וראש

המינהל. את הטופס הנ "ל יש לצרף לדו"ח הנוכחות החודשי.

הרגילים.

נוכחות

ידווח

בהתאם לכללי הדיווח

העובד

עבודה שבוצעו במשרד,

לגבי שעות

5.1.4

5.1.5 על העובד לדווח בזמן אמת על תקלות בחיבור מרחוק במהלך עבודתו, על מנת שיהיה ניתן לתת לו מענה יעיל ומהיר באמצעות מוקד תמיכה באגף מחשוב

08-8545091

5.4

עבודה משולבים

ימי

5.4.1 עובד אשר כחלק מתפקידו מחויב בעבודה המשלבת עבודת שטח או לחילופין הגעה למשרד לצד עבודה מהבית, יקבל על כך אישור מיוחד מראש המינהל

אליו הוא משתייך.

5.4.1 בימים משולבים יוכל העובד לדווח על תשלומי אש"ל, הוצאות משתנות (ק"מ בדו"ח) וקצובת נסיעה למקום העבודה, בהתאם לכללי הדיווח הרגילים.

תשלום שכר לעובד מרחוק

5.5

כשעות עבודה במסגרת התקן היומי והחודשי.

5.5.1 לעניין תשלום שכר העבודה החודשי לעובד שאושרה לו עבודה מרחוק , ייחשבו שעות העבודה

מרחוק

5.6

עובדים הנמצאים בבידוד שהוחלט לאפשר להם לעבוד מרחוק .

5.6.1 עובד המ עוניין להמיר את זמן הבידוד לעבודה מרחוק נדרש לקבל על כך אישור מראש מינהל משאבי אנוש.

5.6.1 עובד בבידוד בהתאם לצו הבריאות תש"ף 1010 , אשר אושר לעבודה מרחוק ועשה זאת בפועל, יחולו עליו כל הוראות נוהל זה.

25

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

הקצאת ציוד לעבודה מרחוק

5.7

5.7.1 עובד אשר אושרה לו עבודה מרחוק (בהתאם לסעיף 5.1 ), יוודא כי יש ברשותו את כל הנדרש - אישור לדיווח טלפוני, אישור עבודה מרחוק, חומרה וחיבור

מרחוק.

5.7.1 בנושא חומרה והרשאת חיבור מרחוק יפנה המנהל הישיר של העובד אשר אושר לעבודה מרחוק (בהתאם לסעיף 5.1.1 ) לאגף המחשוב אשר יספק לו מענה

עד 48 שעות ובהתאם למלא י הקיים.

____________________

______________________

חתימת ראש מינהל משאבי אנוש

תאריך

____________________

______________________

חתימת מנהל אגף מחשוב

תאריך

____________________

_______________________

חתימת ממונה על הנהלים - משנה למנכ"ל

תאריך

________________

____________________

חתימת מנכ"ל העירייה

תאריך

26

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

טופס הצהרה על עבודה מהבית - חירום רפואי

נא מלא/י את הפרטים הבאים בשלמותם:

ת.ז.

שם משפחה

שם פרטי

יחידה

תפקיד

חודש ההצהרה

 הנני יודע/ת כי מדובר בהצהרה על ביצוע עבודה מהבית נוכח מצב החירום הרפואי עקב משבר הקורונה  בהצהרתי זו אני מאשר/ת כי שעות העבודה אשר ידווחו על ידי כשעות עבודה בסטאטוס "עבודה מהבית - חירום רפואי" יהיו בהתאם לביצוע בפועל.  ידוע לי כי עלי לפרט את המטלות שביצעתי במסגרת דיווח שעות עבודה מהבית, כפי שיוגדרו לי על ידי הממונה וכי הדיווח שלי טעון אישור ש ל הממונה הישיר שלי.  ידוע לי שהשימוש בדיווח הנוכחות הטלפוני הינו א ך ורק לימים בהם אעבוד מרחוק. בכל מקרה אחר, עליי להדפיס ביומטרית בשעוני הנוכחות.  ידוע לי שאי הצהרת אמת מהווה עבירת משמעת ואם יתברר כי הדיווח שלי אינו דיווח אמת אהיה צפוי/ה לכל העונשים הכרוכים בכך.

בחתימתי מטה הנני מאשר/ת שקראתי והבנתי את הסעיפים הרשומים לע יל וכי בחתימתי מטה אני מאשר את נכונותם.

_________________

_________________

חתימה

תאריך

, מנהל ישיר , תיק אישי

י ראש מ נהל משאבי אנוש , ראש המ נהל י

העתקים: מר אילן בן עדי - מנכ"ל העירייה , גב' מירב שרת -

27

אופציה להורדת נספח א בוורד

נוהל עבודה מרחוק

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

אישור לעבודה מהבית – כתב אישור אישי מוגבל לתקופת חירום

קורונה

- לכבוד

העובד:

שם על

מחלקה:

תפקיד: תעודת

זהות:

,נ..ג.א

המקומית (להלן: "העובדים" (

להנחיות

ואשר הוגדרו כעובדים

בהתאם הממונה

חיוניים

בהתאם לפירוט ב" המצ

הרשות

עבודה מרחוק לעובדי

הרינו לאשר בזאת

(להלן: "הממונה" )

והסכמי

עבודה במשרד האוצר

השכר

. הממונה

להנחיות

ישולם

יובהר שכר כי

בהתאם

העובדים עבודה מרחוק

בגין

: מרחוק

במצטבר

עומדים בתנאים

לצורך ביצוע עבודה

הבאים

העובדים

1. 2. 3. 4.

; מרחוק

מתפקידם

בעבודה

משימות מתאפשר

ביצוע

; מרחוק

נגישות לתשתית טכנולוגית המאפשרת

תפקידם בעבודה

ביצוע משימות

בעלי

; מרחוק

בסוגיות של

מידע בעבודה

מוגברת אבטחת

תפקידם מעלה רגישות

ביצוע

אינו

; המשרד

או לציבור

פרונטאלי

לעובדי

שירות

תפקידם כרוך במתן

עיקר

אינו

על החתום ,

________________

________________

מירב שרת

אילן בן עדי

ראש מינהל משאבי אנוש

מנכ"ל העיריה

אישי

ישיר , אדוה אלמוזנינו - ס/מנהל אגף משכורות ,

: העתקים

תיק

מנהל

28

עיריית אשדוד נוהלי עבודה

נוהל עבודה מרחוק

דוח משימות שבועי - לצורך מילוי עבור עובדים אשר עובדים מהבית באישור

שם העובד:________ ת.ז:________ תפקיד:________ מחלקה:____________

פירוט משימות עיקריות ותוצרים

עד שעה

משעה

תאריך

אישור מנהל ישיר: שם:__________ חתימה:___________

אישור ראש מינהל: שם:__________ חתימה:___________

29

אופציה להורדת נספח ג בוורד

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

עבודה בתוכנת ZOOM

מגוון פעולות :

תוכנת הזום מאפשר

ת

לקבוע פגישה עתידית.

1.

להצטרף לפגישה קיימת.

2.

לקבוע פגישה עכשווית אונליין.

3.

שיתוף מסך המחשב שלכם.

4.

טיפים חשובים:



לבדוק שהמצלמה והמיקרופון כבויים כאשר מתחברים לזום, ולהדליקם בתחילת הפגישה.

מומלץ

 עבודה מרחוק – יש להשאיר את המחשב בעבודה דלוק ונעול.

 בזמן עבודה מרחוק אנחנו משתלטים על המחשב בעבודה כולל המצלמה שלו שנמצאת במשרד בעבודה. ולכן בזמן קיום פגישה בזום יש להשתמש עם

הזום שנמצא על המחשב בבית , כלומר יש להתקין זום על המחשב האישי בבית ומשם לפתוח ולזמן פגישות.

לחצו על אייקון ZOOM הנמצא על שולחן העבודה:

אשית ר

30

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש מדריך לשימוש בזום

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

יפתח החלון הבא :

על מנת לתאם פגישה עתידית אנו נבחר בקטגוריית:

31

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

עתידית :

י יפתח חלון לקבוע

פגישה

ממלאים את השדות הבאים:

1 . Topic : נושא הפגישה.

2 . Start : תאריך הפגישה ושעה.

3 . Duration : משך השיחה (מקסימום זמן שיחה בזום

40 דק' לאחר מכן יש להתחבר מחדש).

החינם עד היא

4 . Advanced Options : אפשרויות מתקדמות.

במסך זה אנו מבטלים את האפשרות של אישור של ידני

המשתתפים שמתחברים לפגישה ע"י ביטול ה -  (בלחיצה עליו).

32

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

מדריך לשימוש בזום

את שאר השדות משאירים ריקים ולוחצים על כפתור Schedule (בתחתית המסך בצבע כחול) .

יפתח חלון באאוטלוק בכדי לזמן את הפגישה דרך היומן (זימון נעשה כדרך שליחת מייל רגילה) .

בתוכן ההודעה יהיה לינק לקישור הצטרפות לשיחה, או לחלופין מספר Meeting ID

1 . Meeting ID – מספר זיהוי של הפגישה.

2 . . PASSWORD – סיסמת הפגישה .

33

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

החלק החשוב ביותר של פגישה העתידית , לאחר שנשלח המייל למשתתפים אנו נצטרך לעבור לקטגוריית Meetings

בזום.

ואז ניתן לראות את כל הפגישות

שנקבעו

34

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש מדריך לשימוש בזום

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

סמוך לשעה שנקבעה אנו נלחץ על Start אחרת הפגישה לא תתחיל.

לאחר שנלחץ על start יי פתח חלון , ואנו נבחר בקטגוריית Manage Participants :

אנו נראה את המשתתפים מתחברים בשעה שנקבעה (לוחצים על האייקון) .

יי פתח חלון בצד ימין של המסך ושם מופיעים כל המשתתפים .

35

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

אם לא הורדנו את האפשרות של התחברות אוטומטית עלינו ללחוץ על כל משתתף ולאשר אותו בלחיצה על ADMIT

בתחילת המפגש מומלץ להשתיק את המיקרופונים של כולם ע"י לחיצה על MUTE ALL שנמצא בתחתית המסך הימני שנפתח (מסך עם שמות המתחברים )

" Delete "

בסוף השיחה להיכנס שוב לקטגוריית Meetings ולמחוק את הפגישה ע"י לחיצה על כפתור

מומלץ

36

מדריך לשימ ש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

אופציית שיתוף מסך - "Share Screen" :

בזמן שיחת זום קיימת אפשרות לשתף את מסך המחשב שלנו ובעצם להראות למשתתפים מצגות או נתונים מהמחשב שלנו:

ברגע שתלחצו על Share Screen , תפתח חלונית שתאפשר לכם לבחור את מה שברצונכם להציג מתוך המחשב שלכם.

להיות פתוחים במחשב)

לדוגמה אם נרצה להציג מצגת , יש לבחור את המסך הרצוי ואז ללחוץ עליו (שימו לב - המסכים שאתם מעוניינים

לשתף צריכים

שתרצו, הוא יופיע על המסך

ברגע שתלחצו על

המסך

לכלל משתתפי השיחה.

כאשר תרצו לסיים את השיתוף, יש ללחוץ על

שנמצא בחלק העליון של המסך וכך תחזרו ל מצב בו אתם

רואים את כל המשתתפים בשיחה.

37

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש מדר ך לשימוש בזום

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

סרגל תפעול בזמן פגישת זום:

9

8

7

6

5

4

3

2

1

בסיום המפגש יש ללחוץ END MEETING .

סיום מפגש –

1.

תגובות – לא רלוונטי

2.

3. הקלטה – ניתן בלחיצה להקליט את המפגש.

צ'אט – ניהול שיחה דרך הקלדה.

4.

5. שיתוף מסך – ניתן לשתף מסכים עם המשתתפים לפגישה.

של המשתתפים).

6. ניהול משתתפים – כאן ניתן לראות מי התחבר למפגש. (כאן ניתן להשתיק את המיקרופוני

ם

7. הזמנה – דרך נוספת להזמין משתתפים למפגש.

ווידיאו – להפעיל או לעצור את המצלמה.

8.

כאן ניתן להשתיק את המיקרופון האישי.

שמע/דיבור -

9.

38

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש מדריך לשימוש בזום

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

כיצד נותנים אפשרות לשיתוף ה מסך של המוזמנים לפגישה :

לשתף מסך.

ברירת המחדל בזום היא שרק מזמין הפגישה

יכול

במקרים שרוצים לתת למשתתפים נוספים את האפשרות לשתף את המסך שלהם, המזמין צריך

להיכנס לחץ המופיע בצמוד ל - SHARE SCREEN -

ושם לסמן את השורה: Multiple participants can share simultaneously

39

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

מדריך לשימוש בזום

אגף מערכות מידע ומחשוב

הצטרפות לפגישה קיימת

ניתן להצטרף לישיבה ע"י לחיצה על הלינק שקיים בתוכן ההודעה/הזימון שקיבלתם בדואר האלקטרוני שלכם (אאטלוק) .

לחלופין, ניתן להיכנס באופן ידני דרך התוכנה, להכניס את המספר פגישה (אשר מופיע בזימון) ולאחר מכן ללחוץ על Join :

בסיסמא היא "027439" סיסמא ה(

מופיעה גם בזימון).

לאחר מכן, יקפוץ חלון שיבקש את הסיסמה, במקרה

הנ"ל

40

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

שימוש בצ'אט עם משתתף מסוים במהלך הפגישה:

זום מאפשר להשתמש בצ'אט במהלך הפגישה עם משתתף אחד שברצונכם לנהל איתו שיחה באופן אישי ומבלי ששאר המשתתפים יראו את תוכן השיחה

בינכם.

בחלון הימני באפשרויות ה - CHAT אתם לוחצים

על החץ ליד המילה Everyone

הרשימה של

ה מופיע

כל המשתתפים בפגישה, אתם לוחצים על המשתתף

שברצונכם לדבר איתו .

החלפת רקע

כאשר הנכם משתמשים בזום במחשב, יש באפשרותכם להחליף את הרקע שלכם בשיחה זאת כאשר לא תרצו ששאר משתתפי השיחה יראו את מה שנמצא

מאחוריכם.

איך עושים זאת?

ה סימון חץ ממש ליד אייקון המ צלמת וידאו ובו נפתחות אפשרויות

לחצו על

.choose virtual background

-ב בחרו

41

מדריך לשימוש בזום

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

עיריית

אשדוד

אגף מערכות מידע ומחשוב

כפי שאתם רואים בריבועים בתמונה :

במסך הבא שייפתח לכם, תוכלו לבחור

רקע

בעצמכם), תלחצו על כפתור הפלוס , בעזרתו אתם

אם לחצתם על אופציית בחירת רקע אבל אין שם אף תמונה או סרטון (כי עדיין לא העליתם

תמונה

יכולים לבחור להעלות כל צילום או וידאו שיש לכם על המחשב ולהשתמש בהם כתמונת או סרטון רקע .

!ה בהצלח

42

)VPN( חיבור מרחוק למחשב

אגף מ ערכות מידע ומ

חשוב

עיריית אשדוד

התחברות למחשב בעבודה מרחוק

המחשב בעבודה צריך להישאר דלוק.

1.

2. מהמחשב בבית כנסו ללינק הבא : https://vpn.ashdod.muni.il באמצעות דפדפן : CHROME .

לחצו על " המשך לאתר זה "

3.

יתקבל המסך הבא :

4.

5. יש להקיש שם משתמש וסיסמה כפי שאתם נכנסים במחשב בעבודה.

הזדהות שניה/כפולה דרך – המאמת של גוגל .

6.

43

)VPN( חיבור מרחוק למחשב

אגף מ ערכות מידע ומ

חשוב

עיריית אשדוד

- יש צורך להוריד לטלפון הנייד אפליקציית " המאמת של גוגל"

- הקוד יופק באמצעות האפליקציה מהטלפון הנייד שלכם

7. לאחר ההזדהות עם שם המשתמש והסיסמה (כפי שביצעתם בסעיף 5) יופיע רק בפעם הראשונה מסך עם בר קוד אותו יש לסרוק באמצעות אפליקציית גוגל

. שהורדתם מרגע הסריקה האפליקציה תציג קוד בן שש ספרות שישתנה כל דקה שאותו יש להזי ן בחלונית הכניסה בכל פעם שתנסו להתחבר .

בסיום ההזדהות תקבלו מסך זה :

8.

ירד למחשב תוסף (תוכנה) ותותקן אוטומטית

9. הקישו על " המחשב שלי בעירייה" (מסומן בצהוב) ותיכנסו

. שלכם

למחשב

44

)VPN( חיבור מרחוק למחשב

אגף מ ערכות מידע ומ

חשוב

עיריית אשדוד

רק בכניסה ראשונה )

11. תידרשו להוריד קובץ ולהתקינו (

- חד פעמי

כשתופיע ההערה הבאה יש לסמן בריבוע הקטן ולהקיש על פתח (כפי שמצוין בתמונה).

45

)VPN( חיבור מרחוק למחשב

אגף מ ערכות מידע ומ

חשוב

עיריית אשדוד

11. לחיצה על Outlook Web יכניס אתכם למיילים בלבד . כניסה : שם משתמש . כמו בדוגמה : Ashdod\Israel

סיסמה : (אותה סיסמת הזדהות בכניסה הראשונית למחשב בעבודה.

בהצלחה

לכל בעיה ניתן לפנות למוקד התמיכה - 08-8545092

46

ניוד שיחות

מאגף ערכות מידע ומ

חשוב

מדריך לניוד שיחות

עיריית אשדוד

מדריך זה כולל:

1. סדר הפעולות להעברת שיחות מהמשרד לנייד .

2. סדר הפעולות ל ביטול העברת השיחות וניתוב ן חזרה למשרד.

3. המדריך מפרט אודות סוגי הטלפונים המשרדיים השונים.

העבודה מהבית.

את כל הפעולות ניתן לבצע ממכשיר הטלפונ י יה שבמשרד בלבד, ועל כן נדרש לבצע זאת יום

קודם

דגם A

להעברת שיחות מהטלפון המשרדי לנייד:

, לאחר מכן לחץ על הספרה 9 ומספר ה

על "העבר הכ ל"ו

צו לח

נייד

לביטול העברת השיחות:

כיבוי" והפעולה מבוטלת אוטומטית.

על "הפ

צו לח

על

47

ניוד שיחות

מאגף ערכות מידע ומ

חשוב

דגם B

עיריית אשדוד

להעברת שיחות מהטלפון המשרדי לנייד:

לחצו על הכפתור הימני ביותר שעליו 2 נקודות , לאחר מכן

עליו ולאחר מכן

ית פתח עוד אפשרות ש ל לחצן בשם "העבר הכ צו לח .ל"ו

אליו יעברו השיחות.

על הספרה 9 ואת ה מספר ש הנייד

צו לח

כיבוי" והפעולה מבוטלת אוטומטית.

על "הפ

לביטול העברת השיחות: צו לח

על

דגם C

להעברת שיחות מהטלפון המשרדי לנייד:

על הספרה 9 ואת מספר

ב כפתור "העבר הכ צו לח ל"ו

הנייד

ש אליו יעברו השיחות.

48

ניוד שיחות

מאגף ערכות מידע ומ

חשוב

לביטול העברת השיחות:

עיריית אשדוד

יש לבצע את אותה פעולה " הפעל הכל " והפעולה מבוטלת אוטומטית.

דגם D

להעברת שיחות מהטלפון המשרדי לנייד:

ישנו כפתור "העבר הכל" נלחץ על הספרה 9

ואת ה מספר פלאפון אליו יעברו השיחות.

לביטול העברת השיחות:

יש ללחוץ על "הפסק ההעברה" והפעולה מבוטלת אוטומטית.

בהצלחה

לכל בעיה ניתן לפנות למוקד התמיכה - 08-8545092

49

ניהול משימות באאוטלוק

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

ניהול משימות – Outlook

יעברו לעבודה מהבית, כדי שנמשיך להשיג את התפוקה הנדרשת נוכל ליצור רשימת משימות לביצוע בתחילת כל יום העבודה וכך

בעקבות המצב הקיים רבים

מאתנו

נוכל לעקוב אחריי מצבה של כל משימה, מתי היא הושלמה ומתי היא בעיכוב ביחס ליעד שהוגדר.

ראשית, עליכם להיכנס לאאוטלוק ולבחור באייקון משימות בתחתית העמוד

50

1

ניהול משימות באאוטלוק

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

לאחר הלחיצה, יפתח לנו החלון הבא - נבחר באייקון משימה חדשה .

מצד המנהל - במידה ונרצה להקצות משימה לאחד העובדים עלינו ללחוץ על האייקון – הקצה משימה וכך תיפתח לנו שורה נוספת בתחילת העמוד בה נוכל לשלוח את המשימה לכתובת מייל של העובד הרלוונטי. לאחר בחירת המייל נמלא את הפרטים הרלוונטיים למשימה – נושא המשימה, תאריך התחלה, תאריך יע ד לביצוע, מצב המשימה – התחיל/לא התחיל, עדיפות המשימה ביחס למשימות אחרות – גבוהה/רגילה/נמוכה, כמה אחוזים בוצעו מהמשימה והאם אני מעוניין לתזכר את העובד שצרי ך לבצע משימה זאת בשעה מסוימת. ב הודעת המשימה עצמה נוכל לרשום הערות ודגשים רלוונטיים .

51

2

ניהול משימות באאוטלוק

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש

נמלא את הפרטים הרלוונטיים

כדי ליצור משימה חדשה לביצוע (עבודה עצמית ויצירת סדר) עלינו ללחוץ על האייקון – משימה חדשה גם בלבד,

מצד העובד -

כאן

פשוט ללא הקצאת משימה ונשמור.

במידה והעובד רוצה ליידע את המנהל על מצב המשימה - לאחר שימרת המשימה ולאחר עדכון סטטוס המצב - אחוז ביצוע/ עדיפות. יש להיכנס למשימה מחדש וללחוץ על האייקון - שלח דוח מצב . לאחר הלחיצה ייפתח החלון הבא:

52

3

ניהול משימות באאוטלוק

עיריית אשדוד המחלקה לפיתוח, הדרכה ואו"ש ניתן לראות כי נפתחת הודעה אוטומטית שמראה את סטטוס המש ימה, כמה אחוזים ממנה הושלמו ומי ביצע אותה. יש להוסיף הערות להודעה זו על מנת שהמנהל יקבל את התמונה המלאה - מה בדיוק בוצע, איפה אתם זקוקים לסיוע והערות ודגשים נוספים לבחירתכם. במידה ונחזור לעמוד המשימות באאוטלוק נוכל לראות את רשימת כל המשימות שיצרנו/יצרו בשבילנו בלחיצה על האייקון – מפורטת/רשימה מפורטת וכך לעקוב אחרי כל משימה.

נלחץ על האייקון סמן השלמה וכך נוכל לעקוב אחריי כמה משימות הספקנו.

משימה ה כאשר

– הושלמה – שימו לב

נלחץ על הסר משימה והמשימה תעלם מרשימת המשימות.

במידה ונרצה להסיר משימה מהרשימה –

ניתן לראות את מידת דחיפות המשימה לפי הדגלים האדומים וכך לתעדף משימות.

במידה ונרצה לחלק את המשימות למספר קטגוריות לדוגמה – עבודה מול עובדים ועבודה מול מנהלים נוכל ללחוץ על האייקון חלק לקטגוריות וכך נסווג את הקטגוריות לפי צבעים לבחירתכם.

53

4

בהצלחה